Asiakastiedot, tuotetiedot, tilaus- ja toimitustiedot, toimittajatiedot, saatavuustiedot… Yritykset ovat täynnä monenlaista tietoa, ja useasti tiedot ovat levällään monissa eri järjestelmissä ja niitä käsittelevät lukuisat eri ihmiset. Tiedon hajanaisuus aiheuttaa yrityksille haasteita – miten taataan, että esimerkiksi asiakastiedot ovat ajantasaiset ja voidaanko varmistua, että kaikki tieto on täysin luotettavaa?
Virheet tiedon ajantasaisuudessa ja oikeellisuudessa voivat aiheuttaa yritykselle minimissään asiakastyytymättömyyttä ja PR-haittoja, mutta pahimmillaan huonolaatuisesta tiedosta voi aiheutua jopa vahingonkorvausvaatimuksia ja kalliita oikeudenkäyntiprosesseja. EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR tuo mukanaan jokaiselle yritykselle vastuita ja velvoitteita mm. henkilötietojen käsittelyyn, joiden laiminlyönnistä voi seurata mittavia sanktioita. Asetus esimerkiksi antaa rekisteröidylle oikeuden saada häntä koskevat tiedot itselleen.
Ketterän toiminnan takaamiseksi yrityksellä onkin oltava käytössään ajantasaista ja ennen kaikkea oikeaa tietoa, jolla taata asiakastyytyväisyys sekä kasvattaa kilpailuetua. Tässä artikkelissa perehdymme tarkemmin laadukkaaseen tietoon ja sen hallintaan.
Master data eli suomennettuna ydintieto on organisaation liiketoimintakriittistä perustietoa, joka on muotoutunut tärkeäksi, ellei jopa tärkeimmäksi yrityksen omaisuudeksi. Usein ydintieto koskee yrityksen asiakkaita tai tuotteita. Jopa yrityskauppoja tehdään yritysten sisältämien ydintietojen vuoksi – niin kriittistä tieto kilpailuedun kasvattamiseksi ja liiketoiminnan tehostamiseksi on.
Gartnerin (2011) tutkimuksen mukaan pääsyy sille, miksi 40 % hankkeista ei tavoita asetettuja tavoitteita, johtuu huonolaatuisesta tiedosta. Tiedon huono laatu hankaloittaakin oleellisesti johtamista, eikä tarjoa riittävää tukea päätöksentekoon. Yksi tyypillisimmistä syistä tiedon heikolle laadulle ovat yritysostot, joiden myötä organisaatio on kasvanut – oston myötä yritykseen tulee usein runsas määrä erilaisia sovelluksia, järjestelmiä, tietokantoja jne., jolloin syntyy myös paljon päällekkäistä tietoa. Tiedon päällekkäisyydestä ja epäjohdonmukaisuudesta syntyy haasteita, jotka vaativat reagointia.
Miten sitten huonolaatuisesta tiedosta voidaan jalostaa laadukasta tietoa, joka tukee päätöksentekoa parhaalla mahdollisella tavalla? Vastaus haasteeseen on Master Data Management eli MDM, jolla tarkoitetaan yrityksen perustiedon hallintamenetelmää. Sen tarkoituksena on tunnistaa yrityksen liiketoiminnalle kriittinen tieto ja tuoda se kootusti yhteen tiettyyn paikkaan. MDM:n tavoitteena on siis selkeyttää yrityksen toimintaa niin, ettei huonolaatuista tai epäjohdonmukaista tietoa enää käytettäisi useista eri järjestelmistä kaivettuna. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. vanhentuneiden tietojen ja päällekkäisyyksien karsimista ja sitä, että tietoa hallinnoidaan vain yhdestä paikasta.
Vaikka MDM liittyy olennaisesti tietojärjestelmiin, ei se saisi kuitenkaan jäädä pelkästään IT:n harteille. Tietojärjestelmien tulisi toimia työkaluina tiedonhallintaan – eivät liiketoiminnan ohjaavina tekijöinä. Sen vuoksi liiketoimintajohdon tulisi osallistua MDM:n suunnitteluun ja toteutukseen aktiivisesti – vain siten ydintieto saadaan aidosti tukemaan liiketoimintaa ja sen tavoitteita.
Mikäli haluat kuulla aiheesta lisää, otathan yhteyttä - autamme mielellämme asiassasi eteenpäin!
Lataa myös maksuton opas ydintiedon hallintaan, josta saat kattavasti tietoa Master Data Managementista ja sen hyödyistä liiketoiminnalle!