Hajautettu scrum-tiimi on tehokas kumppani

Koronakevät loikautti melkein koko Suomen etätyötodellisuuteen. Nekin työyhteisöt, joissa kotoa käsin työskentelyyn suhtauduttiin aiemmin varauksella, ovat päätyneet pitämään etäpalavereita netissä ja naputtelemaan töitä keittiön pöydän ääressä.

Alfamella paikasta riippumaton työ hajautetuissa tiimeissä on ollut arkipäivää jo ennen koronaa. Etätyökäytännöt ovat muovautuneet erittäin sujuviksi. Käytämme hajautetuissa tiimeissämme scrum-viitekehystä ja olemme saaneet etätyön tukemaan sekä työtehokkuutta että työntekijöiden tyytyväisyyttä ja hyvinvointia. Siksi toivommekin, että useammat organisaatiot laajentaisivat jatkossakin reviiriään hajautettuun työhön.

Miksi hajautetut tiimit ovat niin hyviä?

Hajautettu tiimi on ihan tavallinen tiimi, mutta sen jäsenet valitsevat itse, missä heidän on hyvä työskennellä. Jollekin se on toimisto, jollekin oma työhuone, jollekin taas asiakkaan neukkari.

Hajautettu IT-kehitystiimi on tehokas ja hyvinvoiva todennäköisemmin kuin sellainen, jonka on pakko työskennellä kahdeksasta neljään avokonttorissa. Hyvin tehokkaan ja melko tehokkaan koodauspäivän välinen tuottavuusero voi olla suuri, ja kukapa ei haluaisi tiiminsä työskentelevän tavoilla, jotka tukevat hyvinvointia ja auttavat pitämään hyvää työtahtia yllä?

Taitavimmat ja kokeneimmat asiantuntijat saa käyttöönsä, kun ei pidä liian tiukkaa linjaa sen suhteen, missä työ tehdään. Etenkin IT- ja ohjelmistoalalla on kova kysyntä rautaisille ammattilaisille. Koska useimmat heistä arvottavat etätyömahdollisuuden todella korkealle, heidät yleensä löytää hajautettua työtä tekevistä yrityksistä. Näin he saavat enemmän tehdä työn rauhassa ja tehokkaammin.

Jos siis haluaa parasta osaamista, kannattaa valita hajautettu tiimi. Parhaalla osaamisella saadaan aikaan parempi tulos ja yleensä myös lyhyemmässä ajassa.

Scrum kuin luotu hajautettuja tiimejä varten

Scrum on alun perin ohjelmistokehityksessä käytetty ja nykyään jo muuallakin suosittu projektityön hallinnan viitekehys. Siis joukko projektien toteuttamisen toimintatapoja. Scrumissa esimerkiksi:

projektit jaetaan sprinteiksi eli parin viikon mittaisiksi jaksoiksi
projekteista vastaa scrum-tiimi, johon kuuluu scrum-viitekehyksen mukaisesta projektinhallinnasta vastaava scrum master, esimerkiksi tehtävälistasta huolehtiva product owner sekä kehitystiimi
tiimit pitävät päivittäisiä seurantaan ja tilannepäivitykseen tarkoitettuja kokouksia eli daily scrumeja.

Scrum tekee erittäin hyvää hajautetulle tiimille, koska päivittäiset scrum-hetket takaavat, että tiimin jäsenet kommunikoivat keskenään ja pysyvät perillä kokonaisuudesta. Samoin scrumin tapa jakaa tiimissä tietyt, ennalta määrätyt roolit tuo hyvää järjestelmällisyyttä.

Daily scrum tarjoaa luonnollisen näkyvyyden siihen, mitä työtä kotona työskentelevät ovat tehneet ja saaneet aikaan. Tuloksia seuratessa ei tarvitse kytätä työhön käytettyä aikaa, kun tulokset puhuvat puolestaan. Asiantuntijatyö perustuu luottamukseen eikä tarkkaan vahtimiseen.

Näillä tärpeillä hajautettu työskentely sujuu

Scrum toimii samoilla periaatteilla, tehtiin sitä sitten samassa fyysisessä tilassa tai digitaalisten välineiden kautta. Jotta hajautetun tiimin työ onnistuu parhaimmalla tavalla, kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota muutamiin seikkoihin. Esimerkiksi:

Verkkoyhteyden täytyy olla kaikilla kunnossa. Jos ääni pätkii eivätkä tiedostot lataudu, eihän siinä töitä pysty kukaan tekemään.
Käytössä ja hallussa pitää olla välineet, joita työhön tarvitaan. Ohjelmistokehityksessä esimerkiksi videoyhteys ei sinänsä ole työn tekemiselle edellytys, mutta mahdollisuus jakaa näyttönsä toisille usein on. Monet käyttävät scrum boardeja eli eräänlaisia sprinttien tehtävätauluja muutenkin sähköisesti, mutta jos sellaisia ei ennestään ole käytössä, niin esimerkiksi Jiran kaltaiseen palveluun kannattaa totutella.
Projektinhallinnan kannattaa olla kunnossa. Hajautetut tiimit eivät sinänsä tarvitse tavallista enempää projektinhallintaa, mutta jos kommunikaatiossa tai avoimuudessa on ongelmakohtia, tarvitsee ne toki ratkaista. Muuten etäprojektit eivät eroa livenä tehdyistä: palaverit vain järjestetään kokoushuoneen sijasta videopuheluissa.
Uusien työntekijöiden perehdyttämiseen kannattaa panostaa erityisesti, jotta hiljainen tieto siirtyy myös tiimin uusille jäsenille.
Tiimiläisiltä vaaditaan hieman tavallista enemmän oma-aloitteisuutta ja itseohjautuvuutta. Etäpalavereissa esimerkiksi puheenvuoro pitää uskaltaa ottaa ja muiden mielipidettä kysyä suoraan, koska näkymä toisten ajatuksista vihjaavaan elekieleen on heikompi.
Työkulttuurissa täytyy olla erittäin matala kynnys kysyä neuvoa ja mielipidettä. Usein hajautetusti työskennellessä saattaa tuntua, ettei sitä videopuhelua viitsi mistään pikkuasiasta ottaa. Asiat kuitenkin tuppaavat ratkeamaan nopeammin yhdessä, joten kaverilta täytyy uskaltaa kysyä ennemmin kuin vatvoa asiaa itsekseen.

Mielestämme etätyössäkään ei tarvitse mennä äärimmäisyyksiin. Monesti hajautettu tiimi toimii parhaiten, jos sekin näkee joskus kasvotusten. Silloin on helpompi varmistaa, että kaikki ymmärtävät lähtötilanteen samoin ja tutustuvat toisiinsa. Kun osapuolet ovat tuttuja, kommunikaatio sujuu helpommin, toiveista ja haasteista on luontevampi puhua, ja yleensä myös yhteistyö on mukavampaa.

Esimerkiksi hyvä suhde on työskennellä projektin alussa 70 % paikan päällä ja 30 % etänä. Kun projektin edetessä työrauhaa tarvitaan enemmän kuin tiivistä vuorovaikutusta, jaon voi kääntää toisinpäin: hajautettua työtä noin 70 % ja kasvokkaista 30 %. Oikeassa elämässä lähi- ja etätyön suhde voi totta kai tilanteista ja ihmisistä riippuen olla mitä tahansa – tärkeintä on vapaus tehdä työtä siellä, missä se milloinkin parhaiten onnistuu. Yhtä täydellistä kaavaa ei ole.

Tarvitsetteko kumppanin, joka on aina valmis sijainnista riippumatta?

Etätyö ei tarkoita etäisyyttä, ei tiimin jäsenten kesken eikä toimittajan ja asiakkaan välillä. Luomme läheisen suhteen asiakkaisiimme sijainnista riippumatta.

Lue myös, kuinka teemme aidosti laadukasta projektityötä.

Onko sinulla tarve saada kovimmat osaajat tärkeisiin IT-kehityshankkeisiin? Toivota siis tervetulleeksi sijainnista riippumattomat asiantuntijat! Kun teknologia toimii, toimintatavat ovat priimaa ja asenteet kohdallaan, hajautetusti työskentelevä sakki tekee huippujälkeä.

Alfame hallitsee läsnäolon ja etätyöskentelyn tasapainon. Vapaa ja tehokas työkulttuurimme on osasyy siihen, miksi työntekijämme ovat niin sitoutuneita ja miksi meidät esimerkiksi valittiin Suomen parhaaksi työpaikaksi.