Automaatiosta on hyötyä liiketoiminnalle. Tässä artikkelissa käsittelemme ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, eli RPA) ja Business Process Mangement (BPM) -työkalujen hyötyjä liiketoimintaprosesien automatisoinnin näkökulmasta ja annamme neuvoja siihen, miten yritys valitsee itselleen parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Toimintojen automatisointia vai prosessien hallintaa ja kehittämistä
RPA:lla (Robotic Process Automation) eli ohjelmistorobotiikalla tarkoitetaan teknologioita, joissa manuaalisia rutiinitehtäviä automatisoidaan koneen avulla. Ohjelmistorobotit toimivat itsenäisesti ja suorittavat käyttäjien puolesta tehtäviä: hakevat tietoa ja muodostavat raportteja. Tämä luo kustannussäästöjä aiemmin ihmisen manuaalisen työn korvauduttua automaatiolla. Henkilöstöresursseja säästyy enemmän kognitiivisia taitoja vaativalle työlle.
Robotin käyttäminen rajaa pois myös ihmisen tekemien inhimillisten virheiden mahdollisuuden. RPA:n käyttöönottoa suunniteltaessa tulee kuitenkin ottaa huomioon, että robotit kykenevät suorittamaan vain yksinkertaisia ja ennalta määrättyjä tehtäviä.
BPM-työkalulla (Business Process Management, vapaasti suomennettuna liiketoimintaprosessien hallinta) puolestaan mallinnetaan koneiden ja ihmisten vuorovaikutus prosessiksi. Mallinnuksen ansiosta yrityksen toiminnasta tulee läpinäkyvämpää, tiedonsiirto paranee ja uusien IT-järjestelmien käyttöönotto helpottuu.
BPM tunnistaa yrityksen toimintojen pullonkaulat, jolloin niihin on helpompi reagoida. Mallintamisen lisäksi BPM edistää ihmisten ja koneiden välistä vuorovaikutusta tuomalla ihmisten ulottuville tietoa järjestelmän ongelmatilanteiden korjausta varten.
BPM:n toiminnan kuvauksen kautta päästään käsiksi liiketoimintaprosessin heikkoihin ja työllistäviin kohtiin, jolloin tiedetään, mihin kiinnittää huomiota jatkossa. BPM toimii myös auditointityökaluna. Se tallentaa tiedon yrityksen prosessien toiminnasta, jolloin ongelmatilanteissa järjestelmän kautta päästään näkemään, mitkä seikat ovat johtaneet ongelman syntyyn. Lue lisää BPM:n hyödyistä blogiartikkelistamme: Liiketoimintaprosessin hallinnan eli BPM:n edut liiketoiminnalle.
Askeleet avuksi ratkaisun valintaan:
1. Määrittele tarve
Automaation käyttöönoton taustalla on yrityksen tarve muutokselle. Tarpeen tulisikin olla selvästi määriteltynä ennen automaatioalustan käyttöönottoa, jotta yritys saa projektista parhaan mahdollisen hyödyn irti.
Tarve määrittää sen, valitseeko yritys käyttöönsä RPA:n vai BPM:n. Ohjelmistorobotiikka toimii rutiinitöiden automatisointiin ja on hyvä työkalu esimerkiksi raportoinnin työtaakan helpottamiseen. Jos yrityksellä sen sijaan on tarve liiketoimintaprosessien parantamiselle ja niiden tukemiselle, kannattaa valita menetelmänä BPM eli liiketoimintaprosessin hallintaohjelmisto.
2. Kirkasta tavoite
Automatisaatioprojektilla pitää olla selkeä tavoite. Tarve määrittää tavoitteen, jonka kautta voidaan mitata projektin onnistumista. Yritys, joka tavoittelee kustannus- ja työaikasäästöjä lyhyellä aikavälillä, hyötyy eniten RPA-ratkaisuista. RPA:n käyttöönotto vaatii selkeän ja yksinkertaisen tavoitteen. Esimerkiksi raportointia voidaan tehostaa automaatiolla, kun robotti voi hakea tiettyjä tunnuslukuja olemassa olevasta aineistosta. Mitä laajempi läpikäytävä aineisto on, sitä suuremman kustannushyödyn robotin käytöstä saa.
Automaation tavoite voi olla myös esimerkiksi asiakaskokemuksen parantaminen. Robotteja voidaan hyödyntää asiakaspalvelussa ja robotti voidaan ohjelmoida puuttumaan järjestelmän ongelmatilanteisiin automaattisesti.
BPM:llä puolestaan tavoitellaan pitkän tähtäimen hyötyjä liiketoiminnalle. Mallintamalla prosessien nykytilaa yrityksen toimintaa voidaan muokata tehokkaampaan suuntaan. Resursseja kohdistamalla ja ongelmatilanteita ennaltaehkäisemällä yrityksen tuottavuus, ketteryys, kustannustehokkuus ja toiminnan sujuvuus kehittyvät pitkällä aikavälillä.
BPM:n käytön tavoite voi olla myös ulkopuolisen tuen tarpeen väheneminen ohjelmistojen käytössä. BPM osallistaa työntekijöitä laitteiden käyttöön ja kertoo esimerkiksi, jos jokin tieto on väärässä formaatissa tai puuttuu kokonaan ja näin estää ohjelmiston toiminnan.
3. Hahmottele aikataulu
Eräs ohjelmistorobotiikan ja BPM:n eroavaisuuksista on, että RPA-ratkaisun käyttöönotto on nopeaa ja melko vaivatonta. Toisaalta, vaikka BPM vaatii enemmän integraatioita toimiakseen, tuo se kuitenkin automaation lisäksi ratkaisuja myös liiketoimintaprosesseihin. Tekniseltä kannalta katsottuna ohjelmistorobotiikka on pintatason ratkaisu. BPM taas kehittää toimintaa sisältäpäin, mikä tekee BPM-ratkaisusta vähemmän muutosherkän. BPM rakennetaan integraatioiden varaan, joten se on toimintavarmempi myös rajapintojen muuttuessa.
