Integraatioprojektit lähtökohtaisesti tehdään valmiiseen tietojärjestelmäympäristöön, jossa on jo hankittuna ja käytössä useita eri-ikäisiä järjestelmiä. Niinpä tällainen projekti poikkeaa merkittävästi tilanteesta, jossa lähdetään puhtaalta pöydältä. Päämääränä on saada järjestelmät keskustelemaan keskenään paremmin kuin aikaisemmin. Varsinaisen projektin jälkeisessä ajassa taas korostuu kommunikointi: kuka ilmoittaa ja kommunikoi kenelle, ja kuka hallitsee kokonaisuutta myös organisaation sisällä?
Yksi integraatioprojektin keskeisin ero muihin IT-projekteihin verrattuna on, että se sisältää keskimäärin selvästi vähemmän konkreettista koodaamista ja vastaavasti enemmän määrittelyä. Taustalla tulisi aina olla huolellinen tutkimus- ja määrittelytyö eli nykyisten järjestelmien selvittäminen ja uusien kartoittaminen.
Jo heti määrittelyssä voi tulla yllätyksiäkin: moni asia selviää vasta, kun kartoitusta ja selvitystä lähdetään tekemään. Toisinaan voikin olla hyödyllistä tehdä ensin pelkkä määrittely ennen varsinaista integraatioprojektia. Jokin asia voi vaikuttaa päällisin puolin helpolta, mutta osoittautuukin sitten arvioitua monimutkaisemmaksi. Tässä artikkelissa kerromme, mitkä viisi asiaa on tärkeää huomioida integraatioprojektin johtamisessa.
Olipa kyseessä pieni tai suuri integraatioprojekti, kaiken pohjana on oltava liiketoiminnan tuntemus. Tärkeää on määritellä liiketoiminnan kipupisteet ja tavoitetilat. Integraatiossa ei pohjimmiltaan ole kyse vain tietojen siirrosta järjestelmien välillä, vaan liiketoiminnan parantamisesta. Suurin hyöty saadaankin, kun liiketoiminnalliset tarpeet huomioidaan perusteellisesti. Niinpä sekä integraation tilaajan että sen toimittajan olisi oltava kiinnostuneita liiketoiminnasta. Kun liiketoimintakatsaus on tehty riittävän perusteellisesti, pureudutaan tekniikkaan, suhteutetaan vanhojen ja uusien järjestelmien hyötyjä ja mitoitetaan työmäärää ja budjettia.
Asiakas on oman liiketoimintansa asiantuntija. Syy, miksi asiakas ostaa osaamista ulkopuolelta on, että hän ei ole kyseisen tarpeen, tässä tapauksessa siis integraation asiantuntija. Siksi onkin ensiarvoisen tärkeää saada selville, miten se, mitä integraation asiantuntijat tekevät, palvelee parhaiten kunkin asiakkaan liiketoimintaa. Ellei tätä jaettua ymmärrystä saavuteta, ei toimivimpia työkaluja ole mahdollista edes valita. Integraation asiantuntijoilla täytyy olla aito ymmärrys asiakkaan ongelmasta, sillä yleismaailmallisia, kaikkialla toimivia ratkaisuja ei ole olemassa.
Toinen integraatioprojektien merkittävä ero muihin IT-projekteihin verrattuna on huomioitavien ja projektiin osallistuvien sidosryhmien suuri määrä. Sidosryhmien hallinta on integraatioprojektin onnistumisen kannalta erityisen tärkeää. Ensin on selvitettävä, keiden kaikkien tahojen kanssa koko projektin aikana ollaan tekemisissä.
Tämän selvittämiseen ei oikein ole muita keinoja kuin perinpohjaiset ja sinnikkäät haastattelut, joiden pohjalta päästään selvyyteen, mikä organisaatio, firma, osasto tai henkilö vastaa mistäkin osasta projektia. Oman mausteensa projektiin voivat tuoda esimerkiksi operaattorit ynnä muut kolmannet osapuolet, jotka eivät ole koko prosessista välttämättä aina perillä. Integraation vaikutus myös muihin asiakkaan sidosryhmiin tulee huomioida!
On erittäin tärkeää saada koko organisaatio haluamaan muutosta. Keskeistä on ajattelumallin muutos passiivisesta tiedon tuottajasta sen aktiiviseksi hyödyntäjäksi. Näin myös varmistutaan, että integraatio toteutuu suunnitellusti ja halutusti, ja että liiketoiminnalliset tarpeet tulevat huomioiduksi.
Vaikka organisaation osallistaminen lähtee lähtökohtaisesti organisaatiosta itsestään sisältäpäin, voi integraatiokumppani olla asiakkaan apuna sanoittamassa muutosviestintää. Yhdessä voidaan pohtia, mikä on parempaa ja helpompaa kun projekti on tehty. Palaamalla siihen, miksi muutosta on ylipäätään lähdetty hakemaan, saatetaan huomata, että bonuksena saatettiin saada jopa muitakin asioita, joita ei alun alkaen välttämättä osattu edes haluta.
Lisäkuluja projektissa voi syntyä esimerkiksi siitä, ettei liiketoiminnallisia vaatimuksia oltu määritelty riittävän tarkasti. Myös liian vähäinen tai kokonaan väliin jäänyt testaaminen voi projektin edetessä aiheuttaa sen, ettei epäkohtiin ole pystytty puuttumaan. Voi myös olla tarpeen laskea, onko järkevämpää investoida yhteen uuteen järjestelmään vai lähteä korjaamaan ja muokkaamaan vanhaa.
Toinen helposti lisäkuluja tuova tekijä on kesken projektin yllättäen löytyvät uudet sidosryhmät. Tällöin joudutaan peruuttamaan takaisinpäin. Sen vuoksi erittäin tärkeä osuus onkin huolellinen kaiken mahdollisen taustatiedon kaivaminen ennen projektia, sekä mahdollisimman tarkka määrittely, kun kaikki tieto viimein on olemassa.
Integraatioprojekti saattaakin yllättää siinä, että ideaalitilanteessa varsinainen tekeminen voi olla jopa hämmentävän pieni osa projektia. Niinpä ajallisesti on myös merkittävää, mikäli kesken projektin tulee yllätyksiä. Kun tietylle työmäärälle varataan tietty aika, ja vastaan tuleekin jotain uutta ja ennakoimatonta tietoa, menevät resurssit uusiksi. Esimerkiksi uusien sidosryhmien määrän kasvu lisää työmäärää merkittävästi: resurssit on laskettu ja osa määrittelystä tehty tiettyjen osapuolten kanssa, jolloin uuden osapuolen mukaantulo pakottaa menemään prosessissa joiltain osin jopa takaisin alkuun.
IT-projekteissa suositaan nykyisin entistä enemmän ketteriä menetelmiä. Erityisen tärkeitä ketterät menetelmät ovat juuri integraatioprojekteissa, joissa liikkuvia osia on paljon: muutoksiin ja uusiin osapuoliin pystytään ketterillä menetelmillä reagoimaan huomattavasti paremmin. Muutoshallinnan mekanismit täytyisikin heti alusta hyväksyä ja ottaa luonnolliseksi ja olennaiseksi osaksi integraatioprojektia, sillä muutos on normaali ja jokseenkin välttämätön osa sitä.
Huolellinen testaaminen läpi koko projektin varmistaa, että ylimääräisiä yllätyksiä ei ilmaannu ja integraation hyödyt saadaan optimoitua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Myös testaamista voitaisiin jopa nykyistä enemmän antaa automaation hoidettavaksi. Kehitystä sillä saralla tapahtuu koko ajan.
Käyttäjätestausta ei tietenkään voi tai tarvitse kokonaan poistaa, mutta ehdottomasti kannattaa käyttää hyväksi kaikkea saatavilla olevaa tekniikkaa. Kaikki, mitä testausprosesseissa voi automatisoida, kannattaa automatisoida, ja ihminen huolehtii vain loppusilauksesta! Testauksessa kone pystyy väsymättä paljoon, muistaa jokaisen vaiheen ja toistaa niitä halutun määrän.
Laaduntarkkailun kuuluu olla integraatioprojektin perusrutiini. Laaduntarkkailumenetelmät ovat samalla tavalla normaali toimintatapa ja osa projektia kuin muutoshallinta. Jo suunnitteluvaiheessa sovitaan, miten laadunvarmistus hoidetaan koko projektin aikana, ja mitkä ovat käytännöt, joita tehdään kullekin integraatiolle kussakin vaiheessa.
Integraatioprojektien onnistunut läpivienti vaatii organisaatiolta paljon; onhan integraatioprojekti suuri kokonaisuus. Siihen kuuluu niin liiketoiminnallisten kuin teknisten vaatimusten määrittely, sidosryhmien huomiointi, oman henkilöstön innostaminen ja järjestelmän jatkuva testaaminen – sekä kaiken tämän suhteuttaminen resursseihin. Panostaminen kuitenkin kannattaa, sillä integraatiot ovat pitkäikäinen investointi, jotka vaikuttavat koko organisaatioon ja liiketoimintaan. Asiantuntevan kumppanin tuki onkin tällaisessa projektissa korvaamaton!
Kiinnostuitko aiheesta ja mietitkö, mikä ratkaisu sopisi parhaiten teidän yrityksenne haasteisiin? Tutustu integraatiototeutusten asiakastarinoihimme ja lue maksuttomasta oppaastamme lisää integraatiovaihtoehdoista.