Oikein toteutettuna liiketoiminnan automatisointi parantaa työn tehokkuutta, laatua ja tuottavuutta sekä vähentää manuaalisen työn määrää ja siten myös kustannuksia. Automatisointiin liittyy kuitenkin omat ongelmansa. Pureudumme tyypillisimpiin liiketoimintaprosessien automatisoinnin virheisiin tässä artikkelissa, jotta osaat välttää ne organisaatiossanne!
Onko organisaatiollanne vastaus valmiina kaikkein tärkeimpään kysymykseen: Miksi liiketoimintaprosesseja ryhdytään automatisoimaan? Onko tavoitteenanne vähentää kustannuksia ja nopeuttaa prosessien läpivientiä? Vai kaipaatteko parempaa ennustettavuutta ja siten liiketoiminnan riskien vähentämistä? Huonosti määritellyt tai täysin määrittelemättömät tavoitteet ovat silkkaa rahan tuhlausta. Samalla ne myös heikentävät liiketoiminnan kehittymistä ja kasvamista.
Liiketoimintaprosessien automatisoinnin tavoitteiden tulee pohjautua organisaation strategiaan ja tukea samalla liiketoiminnan tavoitteita kokonaisuudessaan. Tavoitteita määriteltäessä on myös tärkeä määritellä keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Kun automaatio on valmis, on sen onnistumista helpompi arvioida alkuperäisiä tavoitteita ja lopputulosta vertaamalla.
Ennen prosessien automatisointiin ryhtymistä pitää nykyprosessien olla dokumentoituna. Työntekijöitä haastattelemalla päästään alkuun, mutta vaikka henkilöstö tekeekin työnsä hyvin, eivät he useinkaan osaa kuvailla tarkalleen miten he työnsä tekevät. Jos liiketoimintaprosesseja kuitenkin yritetään automatisoida ilman prosessidokumentaatiota, on lopputulos yleensä sotkuinen, eikä se hyödytä liiketoimintaa millään tavalla.
Helpota dokumentaatiota määrittelemällä tarkasti prosessin jokainen vaihe ja tehtävä ja kuvaile vaiheiden järjestystä ja haluttua lopputulosta. Hyvin ennakkoon tehty prosessidokumentaatio helpottaa automaatiota virtaviivaistaen prosessia ja parantaen lopputuloksen tasalaatuisuutta.
Jos organisaationne päätyy automatisoimaan tehottomia prosesseja, jää liiketoimintaprosessien automatisaation todelliset hyödyt kokematta. Tämä liittyy vahvasti myös virheeseen numero 2, sillä prosessien dokumentointi helpottaa myös prosessien toiminnan tehostamista. Tehokkuuden kasvattaminen, kulujen leikkaaminen ja lisäarvon tuottaminen ovat helpompia prosessien optimoinnin avulla, josta pullonkaulojen tunnistaminen ja karsiminen onkin tästä hyvä esimerkki.
Ennalta sovitut standardit ovat oiva ratkaisu prosessien testaamiseen, vahvistamiseen ja kehittämiseen. Standardien avulla myös prosessien nopeutta, vakautta ja joustavuutta on helpompi arvioida. Myös mahdollisten virheiden tunnistaminen ja prosessioptimoinnin kehittäminen helpottuu.
Liiketoimintaprosessien automatisoinnissa on loppujen lopuksi kyse työskentelystä fiksummin, nopeammin ja tehokkaammin, mikä tarkoittaa myös muutoksia työn tekemisessä. Aina muutoksia ei kuitenkaan oteta ilolla vastaan, kun taustalla on vaikkapa pelko oman työpaikan menettämisestä teknologian kehittyessä. Jos automaatio nähdään vain uhkana, jäävät sen tuomat hyödyt isolta osin hyödyntämättä.
Tältä virheeltä vältytään, kun ihmisiä osataan kuunnella ja heidän huoliinsa osataan vastata. Joissain tapauksissa myös kannustinpalkkiot uusien toimintatapojen käyttöönoton yhteydessä saattavat toimia. Kun työntekijät osallistetaan muutosprosessiin ajoissa ja riittävästi, ovat myös liiketoimintaprosessien automatisoinnin hyödyt suurempia.
Onko teidän organisaatiossanne jo pohdittu prosessien automatisointia, vai tuntuuko ajatus vielä vieraalta? Kokosimme oppaaseen ideoita liiketoimintaprosessien automatisoinnista ja hyödyntämiseen liiketoiminnan kehittämisessä, kannattaa tutustua!
Myös Patentti- ja rekisterihallituksen tarina prosessiohjauksen digitalisoinnista ja prosessimoottorin hyödyntämisestä konkretisoi prosessiautomaation hyötyjä: tutustu asiakastarinaan!