Ohjelmistokehityksessä projektinhallinnan tehtävä on pitää projekti oikealla tiellä, oikeassa aikataulussa ja oikeassa budjetissa. Tärkeintä on varmistaa, että niin asiakkaalla kuin toteuttavalla tiimillä on yhteinen ymmärrys siitä, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Mutta kuulkaa, monesti ei kaikilla ole tämä puoli hallussa: projektinhallintaa ei arvosteta eikä siihen panosteta. Joskus seuraukset ovat kurjat ja arvaamattomat.
Meillä Alfamella tiimit saavat usein kehuja asiakkailtaan onnistuneesta projektinhallinnasta. Kuulemme myös surullisia tarinoita siitä, miten aina ei kaikki ole sujunut yhtä hyvin. Päätimme siis jakaa näkemyksemme siitä, miksi projektinhallinta on niin tärkeää ohjelmistokehityksessä, ja mikä on oma reseptimme siinä onnistumiseen.
Projektinhallinta ei ole (vain) projektin hallintaa
Projektinhallinnalle on monia hienoja määritelmiä. Mennään nyt kuitenkin sillä, mikä on Alfamen näkökulma. Ohjelmistokehityksen (ja miksei muidenkin hankkeiden) projektinhallinnassa tärkeintä on varmistaa, että kaikilla on yhteinen ymmärrys siitä, mitä tehdään ja miten. Siis pitää silmällä kokonaisuutta ja huolehtia, että kaikilla on yhteinen suunta.
Kyse on enemmän ihmisistä kuin projektista, ja projektipäälliköltä vaaditaankin kykyä kuunnella ja keskustella. Tietysti projektipäällikkö seuraa projektin yleiskuvaa ja valvoo, että asiat etenevät suunnitellusti ja muutoksia tehdään, jos tarpeen. Huonon ja hyvän projektipäällikön kuitenkin erottaa siitä, että hyvä projektipäällikkö ottaa huomioon kaikki osapuolet ja kuuntelee myös rivien välistä.
Kaikkien osapuolten edun valvominen kuuluu projektipäällikölle. Aina asiakas ja vaikkapa devaajat eivät ymmärrä toisiaan ja painottavat eri asioita. Siksi projektipäällikön ikävä tehtävä onkin osata sanoa asiakkaalle ”ei”. Tarkoituksena on ajatella asiakkaan etua: asiakas ei ole välttämättä osannut huomioida projektin kaikkia osapiirteitä, jotka vaikuttavat kokonaisuuteen.
Projekti voi onnistua ilman projektinhallintaa – vahingossa ja tuurilla
Pieni paljastus: periaatteessa projektin onnistumisen kannalta projektinhallinta ei ole täysin välttämätöntä. Projekti voi sujua ongelmitta alusta loppuun myös ilman sitä.
Silloin se yleensä on johtunut hyvästä tuurista.
Projektipäällikkö huolehtii laadunvarmistuksesta ja riskienhallinnasta. Jos projektissa jokin on ajautumassa väärille raiteille tai horisontissa häämöttää sudenkuoppia, hän osaa välittömästi reagoida niihin ja muuttaa kurssia. Eikä ongelmia voi etukäteen ennakoida tai laskelmoida.
Siksi projektipäällikön on tärkeää jatkuvasti hääriä taustalla ja pitää huoli siitä, että mahdolliset ongelmat eivät pääse eskaloitumaan. Vaikka projekti onnistuu, se ei tarkoita, että projektinhallintaa ei olisi tarvittukaan. Voi olla, että projektipäällikkö on pitkin projektia paikannut pikkuvuotoja niin, että muut eivät ole edes ehtineet pelätä haaksirikkoa.
Projektipäällikön tehtävä ei ole mahtipontista sankarihommaa. Pääasiassa se on näkymätöntä työtä, jonka huomaa vain, jos se on tehty huonosti.
Todellinen tiimi syntyy, kun kaikilla on hieman sydäntä mukana
Projektinhallinnan tulee luoda projektissa mukana oleville, niin asiakkaille ja heidän sidosryhmilleen kuin kehittäjätiimille, yhteinen suunta sekä omistajuuden tunne. Silloin he sitoutuvat hankkeeseen paremmin ja osallistuvat aktiivisemmin – ja yleensä myös onnistuvat todennäköisemmin.
Meillä Alfamella omistajuuden tunne ja yhteishenki syntyvät ennen kaikkea siitä, että me emme tee töitä perinteisessä ostaja–myyjä-asetelmassa, vaan tutustumme asiakkaaseen henkilökohtaisesti. Kaikkiin avainhenkilöihin on hyvä keskusteluyhteys, eikä porukan kesken pelätä puhua myös projektiin liittymättömistä asioista. Todellinen tiimi syntyykin siitä, että kaikilla on hieman sydäntä mukana: ei siitä, että kaikki puurtavat samojen työtehtävien parissa tai antavat panoksensa samaan lopputulokseen.
Vaikka päällikön tittelillä varustettu henkilö on vastuussa kokonaisuudesta ja ottaa ensimmäisenä vastoinkäymiset vastaan, on yhteisvastuu projektin onnistumisesta kaikilla. Projektipäällikön tehtävä onkin luoda edellytykset yhteiselle vastuunkannolle ja tiimin onnistumiselle.
Kiinnostaako kehitystiimi, jonka kanssa on ilo tehdä töitä?
Onnistuneessa ja laadukkaassa projektityössä tarvitaan sisukkuutta, jotta kaikki sitoutuvat sinnikkäästi samaan päämäärään. Ennen kaikkea projektissa tarvitaan yhteistyökykyä: paras lopputulos voidaan saavuttaa vain, jos kaikki työskentelevät sitoutuneesti saman tavoitteen eteen, tuntevat toisensa ja kuuntelevat toisiaan. Kaikesta tästä vastaa projektipäällikkö, joka parrasvaloissa pönöttämisen sijasta varmistaa, että hankaluudet havaitaan ja ratkaistaan mahdollisimman pian.
Jos tarvitsette integraatioiden ja ohjelmistokehityksen kumppanin, joka hanskaa projektinhallinnan, ota meihin yhteyttä.
Tutustu myös Ohjelmistokehityksen ostajan oppaaseen!
