Ohjelmistorobotisaatio ja sen vaikutus liiketoiminnan tehostamiseen on noussut suosituksi puheenaiheeksi viime aikoina, mutta siltikään ei ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetä jokaisessa yrityksessä niin paljon kuin mahdollisuutta olisi. Vaikka teknologian kehittyminen on arkipäiväistynyt ja yrityksissä osataan vaatia tietojärjestelmiltä aiempaa enemmän, tehdään yrityksissä silti valtava määrä rutiinitöitä manuaalisesti. Miksi näihin ei hyödynnettäisi edullisia bittipuurtajia, jotka säästävät aikaa ja vapauttavat työntekijät liiketoiminnalle tuottavampiin työtehtäviin?
Ohjelmistorobotisaatiolla tarkoitetaan teknologiaa, jossa manuaalisia rutiinitehtäviä automatisoidaan koneen avulla. Ohjelmistorobotit toimivat itsenäisesti ja suorittavat käyttäjän puolesta erilaisia tehtäviä – esimerkiksi toteuttavat tiedonhakua tai muodostavat raportteja ja jättävät siten aikaa liiketoiminnan kannalta kriittisempiin toimenpiteisiin.
Niitä hyödynnetään tyypillisimmin manuaalisiin rutiinitehtäviin, jotka toistuvat suurella volyymilla, kuten raporttien tekoon, tietojen syöttämiseen, tiedonhakuun ja lomakkeiden käsittelyprosesseihin - eli siis ihmiskäsissä virhealttiisiin ja hitaisiin työvaiheisiin. Ohjelmistorobotti hoitaa tällaiset työtehtävät nopeammin kuin ihminen kykenee ja nostaa siten tehokkuuden aivan uusiin sfääreihin.
Ohjelmistorobotisaatio ei kuitenkaan tarkoita koneälykkyyttä, vaan sääntöjen ja prosessien mallintamista ja automaatiota. Se siis pohjautuu selkeisiin määrityksiin toimintatavoista ja säännöksistä ja toimii niiden mukaisesti.
Ohjelmistorobotisaation hyödyt nivoutuvat tehokkuuden, kustannussäästöjen ja liiketoiminnan kehittämisen ympärille. Sen ansiosta manuaalisiin työtehtäviin ei enää tuhlaudu aikaa ja rutiinitöistä voidaan siirtyä tuottavampaan työntekoon. Lisäksi prosessien läpimenoaikojen nopeutuminen ja inhimillisten virheiden väheneminen ovat oleellisia hyötyjä, jotka osaltaan parantavat paitsi yrityksen tuotteiden ja palveluiden laatua sekä asiakastyytyväisyyttä.
Ohjelmistorobotisaation käyttöönotto ja hyötyjen saavuttaminen saattavat ensi alkuun tuntua massiiviselta ja työläältä projektilta, johon kuluu valtavasti rahaa ja aikaa. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse toteuttaa kerralla, eikä heti ole syytäkään keskittyä pohtimaan ohjelmistoratkaisuja ja teknologiaa. Sen sijaan alkuun on suositeltavaa mallintaa olemassa olevat liiketoimintaprosessit, joista itsessään ratkeaa helposti monia tehokkuuteen liittyviä asioita ilman ohjelmistoja.
Kun suurimmat pullonkaulat tai resurssisyöpöt on identifioitu, tulee pohdintaan automaation toteutustapa. Perinteinen tapa on räätälöidä olemassa oleva tietojärjestelmä, mikä on usein sekä hidasta että kallista. Mikäli tietojärjestelmästä löytyy valmiiksi prosessin mallinnusta tukeva ratkaisu, on räätälöinti edullisempaa, mutta vaatii edelleen toteutuakseen IT-hankkeen.
Ketterämpi tapa on hankkia ohjelmistorobotisaatioon erikoistunut toimittaja tai sovellusalusta, joka toteuttaa nykyisen ja tulevat robotisaatiotarpeet. Tällöin päästään parhaimmillaan tietojärjestelmä- ja toimittajariippumattomaan tulokseen. Lisäksi hyvällä mallinnustyökaluilla varustetulla alustalla saadaan itse toteutus jalkautettua suoraan asiantuntijoiden huoleksi. Esimerkiksi Alfamella integraatioalustassa voi suoraan selaimella piirtää prosessikaavioita, jolloin formaatista saadaan alusta tuleville toimenpiteille. Näin tie käyttöönottoon ja automaatioon on verrattain lyhyt.
Mikäli selkeää käsitystä siitä, miten ohjelmistorobotisaatiossa pääsee alkuun, on DigiSprintti-palvelumme siihen erinomainen lähtölaukaus. Lataa esite viiden päivän mittaisesta suurpaineprojektista tästä.
Nykyisin APIt eli ohjelmointirajapinnat ovat yleistyneet hurjaa vauhtia ja samalla ne lisäävät integraatioiden mahdollisuuksia. APIen merkitys ohjelmistorobotisaatiolle on oleellinen, sillä mikäli rajapintoja ei ole jo valmiina, on automaatio rakennettava huteralle käyttöliittymätasolle tai rakennettava uusia integraatioita ja API:a. Toisaalta taas jos rajapintoja on jo saatavilla, niitä on helppo hyödyntää toimenpiteitä automatisoidessa.
Toisaalta hyvä ohjelmistorobotisaatioratkaisu tarjoaa itsessään APIn, jonka kautta liiketoimintaa päästään jatkokehittämään. Esimerkiksi auditointi- ja liiketoiminnankehitys voidaan tuoda aiempien rutiinitehtävien tilalle.
Kokemuksemme mukaan yllättävän yleinen ongelma on, ettei yrityksen johdolla ole aina tarkkaa kuvaa siitä, millaisia API:a yrityksellä on. Mahdollisuuksien tuntemiseksi onkin suositeltavaa investoida API-hallinta-alustaan, jonka avulla tietoisuutta ja mahdollisuuksia voidaan jalkauttaa toiminnan optimoinnin ja robotisaation tueksi.
Vaikka ohjelmistorobotisaatio ja tekoäly valtaavat alaa nykyaikaisessa liiketoiminnassa, eivät ne silti täysin korvaa ihmisen tarpeellisuutta. Robotisaatiota kannattaakin ajatella toiminnan tehostamisen ja työn muutoksen näkökulmasta: aikaa vapautuu liiketoiminnan kehittämiseen ja esim. hallintatehtäviin. Tulevaisuudessa kiristynyt kilpailutilanne millä tahansa toimialalla vaatii kehityksessä mukana pysymistä, minkä vuoksi ohjelmistorobotisaatioon kannattaakin suhtautua uteliaan innokkaasti.
Tutustu maksuttomaan asiantuntijamateriaaliimme: Ohjelmistorobotiikka ja BPM - Opas eroavaisuuksista ja mahdollisuuksista, josta saat runsaasti lisätietoa aiheesta!