Tiedonhallintalain uudistus vaatii julkisia organisaatioita kehittämään omia tiedonkäsittelytapojaan ja avaamaan tietolähteiden rajapintoja. Sen sijaan, että organisaatiot näkisivät tiedonhallintalain vaatimukset pelkkänä lisätyönä, niissä tulisi pohtia myös uusia mahdollisuuksia. Organisaatiot voivat kehittää työtapojaan, tehostaa ja muokata omaa toimintaansa sekä lisätä asiakastyytyväisyyttä. Tässä blogiartikkelissa esittelemme tiedonhallintalain asettamia muutosvaatimuksia ja pohdimme, miten organisaatiot voisivat hyötyä muutoksista myös itse.
Tiedonhallintalailla parannetaan tietoaineistojen käsittelyä
Uuden tiedonhallintalain tavoitteena on varmistaa julkisten organisaatioiden tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta. Organisaatioille tämä merkitsee työn ja työtapojen tehostumista ja prosessien suoraviivaistumista. Jatkossa julkisilla organisaatioilla on suora pääsy heidän tarvitsemiin tietoihin ja kaikki tiedot ovat myös saatavilla sähköisesti. Esimerkiksi terveyskeskukset voivat itse hakea tarvitsemaansa tietoa ja se on aina saatavilla, ajantasalla sekä sellaisessa muodossa, jota myös heidän järjestelmänsä tukevat. Asiakkaille tämä puolestaan tarkoittaa vaivatonta ja sähköistä asiointia. Tämä näkyy esimerkiksi sähköisissä palveluissa ja nopeammissa hakemusten käsittelyajoissa. Tiedonhallintalaki antaa paremmat mahdollisuudet vaikka terveyskeskukselle kehittää sähköisiä palveluitaan. Esimerkiksi verkkolääkäri- tai verkkohoitajapalvelussa asiakasta palvellaan etänä verkon välityksellä.
Yhteinen käsittelytapa parantaa tietoturvaa
Tiedonhallintalain myötä kaikki julkisorganisaatioiden tietoaineistot ovat saatavissa digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa - pelkkä PDF tai DOC-muoto ei enään riitä. Tämä luonnollisesti koskee vain julkisia asiakirjoja ja tietoja. Kun avoimien rajapintojen myötä organisaatioilla on pääsy heille tarpeelliseen tietoon, myös tiedon laatu sekä tietoturva paranevat.
Kun esimerkiksi hakemuksiin liittyviä tietoja ei lähetetä kopioina paikasta toiseen, vaan kaikilla tietoa tarvitsevilla tahoilla on pääsy alkuperäiseen tietolähteeseen, tietojenkäsittelyn tietoturva paranee. Samalla mm. tietokaappausten ja -manipuloinnin riski poistuu. Tämä merkitsee sitä, että tieto on jatkossa aina ajantasalla, joka on kriittistä esimerkiksi terveydenhuollon asiakirjoissa. Tiedonhallintalaki vaatii tietojen vastuullista ja turvallista käsittelyä. Esimerkiksi kaikkien yhteyksien tulee olla salattuja ja tietojen käsittelystä tulee jäädä aina tarvittavat lokimerkinnät.
API-rajapinnat mahdollistavat käyttäjähallinnan
Käyttöoikeuksien hallinnalla varmistetaan tietojen olevan aina oikeissa käsissä. Siinä missä vaikkapa sähköpostitse lähetetty tiedosto voi vahingossa päätyä väärälle vastaanottajalle, varmistetaan nyt käyttäjähallinnan avulla jokaisella olevan pääsy juuri heille oleelliseen ja tarpeelliseen tietoon. Tämä parantaa myös asiakkaiden tietoturvaa. Kukapa meistä haluaisi omien potilastietojensa olevan kenenkään sähköpostissa?
.png?width=1000&name=Customer%20Web%20(2).png)
Käyttäjähallinnan avulla työtapoja voidaan kehittää jouhevammaksi. Useissa virastoissa käsitellään vuosittain suuria määriä erilaisia hakemuksia. Hakemuksiin sisältyy tavallisesti vaatimuksia ja edellytyksiä. Esimerkiksi ajokortin hakijan tulee olla täysi-ikäinen. API:t mahdollistavat sähköisen tunnistautumisen, joten hakijan tietojenkäsittelyä voidaan osittain automatisoida. Hakemuksen täyttö voidaan rajata käyttäjäryhmittäin, esimerkiksi vain täysi-ikäisille. Näin virastojen hakemusten käsittelijöiltä voidaan pudottaa turhia työvaiheita pois, mikä lyhentää hakemusten käsittelyaikaa.
Digitalisaatio parantaa palveluita ja lisää asiakastyytyväisyyttä
Organisaatioilla on mahdollisuus API-rajapintojen myötä kehittää omia palveluitaan. Esimerkiksi terveydenhuollossa tämä voisi tarkoittaa sitä, että myös potilaille avataan pääsy tietoaineistoihin. Tämä on osittain jo käytössä, sillä jotkut terveysasemat jakavat vaikkapa laboratoriokokeiden tulokset potilaille sähköisesti. Käyttäjähallinnan kautta potilaat näkevät luonnollisesti vain omat tietonsa. Sähköiset palvelut ovat yleistyneet ja monet asiakkaat kokevatkin ne vaivattomiksi. Näin mahdollistuu esimerkiksi terveydenhuollon palveluiden uudelleenmuotoilu. Helppous saattaa parhaimmassa tapauksessa madaltaa asiakkaiden kynnystä itsestään ja omasta terveydestään huolehtimiseen!
Haluatko lisätietoja?
Alfamen asiantuntijoilla on keskimäärin yli 10 vuoden työkokemus vaativien ratkaisujen parissa. Olemme kumppani, joka tuntee paitsi teknologian myös tuntee liiketoiminnan keskeiset tarpeet ja on innostunut kehittämään asiakkaan liiketoimintaa yhdessä asiakkaan kanssa. Ota yhteyttä tai lataa lisälukemiseksi oppaamme ohjelmistorajapinnoista ja API:sta.
