Sähköistetty rahanpesun valvonta sujuvoittaa AVIn asiakkaiden elämää ja säästää henkilöstön aikaa
Aluehallintoviraston ja Alfamen yhteistyön tavoitteet olivat selvät: AVI halusi mahdollisimman pitkälle automatisoidun prosessin rahanpesun valvontaan. Projektin aikataulu oli lain asettamasta takarajasta johtuen erittäin tiukka: Alfamen tiimi otti projektin haltuun huhtikuussa 2019 ja lakisääteinen rahanpesun valvontarekisteri saatiin lanseerattua ennen määräpäivää 1.7.2019.
Aikataulussa pysyminen vaati sisukkuutta niin Alfamen kuin asiakkaankin päädyssä. Saumaton yhteispeli oli ratkaiseva elementti projektin onnistumisessa: “Viestintä pelasi hyvin ja tiesimme koko ajan, missä mennään. Alfamen palvelu myös kehittyi yhteistyön aikana. Tekijät olivat osaavia ja olemme oikein tyytyväisiä lopputulokseen”, tiivistää Etelä-Suomen aluehallintoviraston ylitarkastaja Marian Jecu yhteistyötä Alfamen kanssa.
Rahanpesun valvonnan sähköistämiseen tehty työ ratkaisi lisäksi kaksi kärpästä yhdellä iskulla: Alfamen työtä pystyttiin pitkälti hyödyntämään perintätoimen harjoittajien rekisterin sähköistämisessä. Alfame toimi tässäkin projektissa AVIn kumppanina KEHAn kautta.
AVIn kehityspäällikkö Hannu Koivula kuvailee Alfamen tiimiä palvelualttiiksi ja joustavaksi: tarvittavat resurssit löytyivät tiukasta aikataulusta huolimatta ja tiimi toimi tehokkaasti myös uusien tiimiläisten liittyessä porukkaan.
“Koimme, että Alfame toimi projektissa meidän edunvalvojana. He ymmärsivät tarpeemme ja etsivät järkevimmän vaihtoehdon meille. Ei asiakas aina osaa arvioida toivomiensa ominaisuuksien kustannusvaikutuksia. Alfame haastoi meitä eikä lähtenyt rahastamaan meille turhan raskailla toteutuksilla.“
– Hannu Koivula, aluehallintovirasto
Laki loi projektille tiukat raamit – Alfame tarttui haasteeseen toimittajavaihdoksen jälkeen
Keväällä 2019 AVI oli haasteen edessä: rahanpesulain määrittelemä määräaika rahanpesun valvontarekisterin lanseeraukselle oli 1.7.2019, mutta projekti junnasi silloisen kumppanin kanssa paikallaan. Budjetti oli käytetty, mutta tehtynä oli vasta määrittelykuvia ja rekisteröinnin hakemuslomake.
Alfame valittiin uudeksi toimittajaksi projektiin huhtikuussa, kun aikaa rahanpesun valvontarekisterin määräaikaan oli vain muutama kuukausi.
AVI oli asettanut laajemmaksi tavoitteekseen asiointiprosessien digitalisoimisen ja siitä syystä rahanpesun valvonnan asiointi ja rekisteri haluttiin tehdä suoraan sähköiseksi. Tavoitteena oli myös automatisoida rekisterin ylläpitoon liittyvä hakemus- ja rekisteröintiprosessi mahdollisimman pitkälle niin rekisteröintiä hakevan asiakasyrityksen kuin AVIn sisäisten käsittelijöiden näkökulmasta.
Tehokkuutta ja toimivaa viestintää projektinhallinnassa
Alfamen ja AVIn sujuvan yhteistyön ja päättäväisyyden ansiosta rahanpesun sähköinen asiointi saatiin luotua ennen määräajan umpeutumista.
Uuden asiointijärjestelmän volyymit ovat suuria ja AVI käsitteli sen kautta yli 1500 rekisteröintihakemusta ensimmäisen vuoden aikana rekisterin julkaisusta. Tuhannet rahanpesulain perusteella valvottavat AVIn asiakkaat voivat hoitaa asiansa sähköisesti. Asiointijärjestelmään luotiin myös myöhemmässä vaiheessa muutoslomake, jonka kautta asiakas pystyy itse ilmoittamaan muuttuneista tiedoista. Näin asiakas välttyy ylimääräiseltä vaivalta ja toisaalta muutospyynnöt eivät pääse ruuhkauttamaan AVIn asiakaspalvelua.
Myös AVIn henkilöstön aikaa säästyy uuden sähköisen järjestelmän myötä. Rekisteröintihakemuksen tiedot siirtyvät automaattisesti AVIn sisäiseen asianhallintaan, josta ne puolestaan siirtyvät automaattisesti rekisteriin tai arkistoon käsittelyn jälkeen. Inhimillisen virheen riski pieneni, kun manuaalinen tiedonsiirto on jäänyt pois.
Projektia AVIn päässä vetänyt Jecu antaa erityistä kiitosta Alfamen tiimille sujuvasta yhteistyöstä ja avoimesta viestinnästä projektin edetessä: “Keskusteluyhteys toimi hyvin ja Alfamella reagoitiin viesteihimme nopeasti. Alfame myös näki vaivaa löytääkseen projektiin tarvittavat resurssit nopealla aikataululla. Uusien tiimiläisten perehdytys toimi mainiosti ja tiimi kokonaisuudessaan sai asioita tehdyksi tehokkaasti.”
Alfame toimi AVIn kumppanina myös toisessa valvonnan digitalisoinnin projektissa: “Oivalsimme suunnitteluvaiheessa, että pystyisimme pienin muutoksin hyödyntämään Alfamen työtä myös perintätoimen harjoittajien rekisterin sähköistämisessä. Tätä rekisteriä pidettiin aikaisemmin Excelissä, joten parannus oli melkoinen”, iloitsee Koivula.
“Kaiken kaikkiaan projekti eteni tehokkaasti määrittelystä valmistumiseen. Yhteistyö ja keskustelu Alfamen tiimin kanssa toimi hyvin ja olemme oikein tyytyväisiä lopputulokseen”, summaa Jecu.
Alfame toimi projektissa meidän edunvalvojana. Ymmärrettiin asiakkaan budjetti, osattiin kertoa vaihtoehtoja ja mietittiin järkevin vaihtoehto meille. Ei asiakas aina osaa arvioida toimenpiteiden kustannusvaikutuksia ja Alfame kertoi näistä avoimesti, eikä lähtenyt rahastamaan meille turhan raskailla toteutuksilla.
– Hannu Koivula, aluehallintovirasto
