Lähtötilanne ennen yhteistyötä
Omnian kokoisen suuren organisaation järjestelmien tulee keskustella keskenään ja tiedon olla ehyttä, jotta organisaatio voi toimia ketterästi, jakaa tietoa ja kommunikoida saumattomasti. Sisäisen tiedonjaon lisäksi organisaation täytyy toimittaa tietoa kumppaneille, joten järjestelmäkokonaisuuden on toimittava vakaasti käyttäjästä riippumatta.
Integraatioarkkitehtuurityön tavoitteena on
- parantaa Omnian taustakyvykkyyksiä
- selkeyttää kommunikaatiota ja
- mahdollistaa vapaampaa tiedonjakoa.
Paremmat taustakyvykkyydet tukevat osaltaan Omnian palveluiden ja toiminnan kehittämistä.
Alfamen rooli hankkeessa oli asiantuntijuuden jakaminen ja vaatimusmäärittelytyö. Vaatimusmäärittelyyn kuvattiin paitsi Omnian integraatioiden nykytila, myös asetettiin tavoitteet tulevaisuudelle.
Kumppani, jonka kanssa viestintä toimii – ja valmista tulee odotettua nopeammin
Kumppanivalinnassaan Omnia arvosti Alfamen sujuvaa ja tehokasta viestintää. Yhteistyön aikana hyödynnettiin enimmäkseen digitaalisia viestintäkanavia. Viikoittainen viestintä hoidettiin pikaviestinsovelluksen avulla, palaverit pidettiin videopuheluna tai kasvotusten. Projektin etenemistä ja työvaiheita seurattiin intensiivisesti, ja pikaviestien avulla Omnia ja Alfame olivat aina tietoisia, mikä projektin tilanne on.
Kommunikaatio helpotti myös resursointia. Työaikaa ja resursseja voitiin järjestää hyvissä ajoin, minkä ansiosta projekti eteni lopulta odotettua nopeammin.
“Oikean asiantuntijatiimin löytämiseen kannattaa käyttää aikaa”
– Tuukka Soini - Tietohallintopäällikkö
Selkeä pohjadokumentaatio vähensi työkuormaa ja mahdollisti oppimisen
“Konsulttien käytöstä on hyötyä silloin, kun kotiläksyt on tehty.”
– Tuukka Soini - Tietohallintopäällikkö
Toimivan viestinnän lisäksi projektin nopeaan etenemiseen vaikuttivat Omnian esivalmistelut. Omnialla oli entuudestaan selkeä pohjadokumentaatio integraatioista, mikä helpotti Alfamen työskentelyä huomattavasti.
Omnia oli erityisen vakuuttunut Alfamen asiantuntijuudesta ja osaamistasosta.
“Tunnistimme sen, että Alfame on tehnyt tämäntyyppisiä projekteja ennenkin”, Omnian tietohallintopäällikkö Tuukka Soini toteaa. Soini kertoo myös, että Alfame jakoi osaamistaan ja näkemyksiään rohkeasti ja avoimesti, mikä mahdollisti myös Omnian osaajien kehittymisen.
“Saimme yhteistyöstä paljon irti”, hän kiittää.
Projektin tehokkuus näkyi lopulta madaltuneissa kustannuksissa
Omnian ja Alfamen yhteistyössä palaset loksahtivat kohdalleen. Kun taustatyöt oli tehty huolella ja viestintä toimi sujuvasti, projektin toteutus oli mutkaton ja tehokas. Hyvän kommunikaation ansioista työvaiheiden resursointi ja työnjako onnistuivat, mikä tehosti projektin läpivientiä.
Integraatioarkkitehtuurin määrittelytyö valmistui odotettua nopeammin, jolloin myös projektin kustannukset alittuivat.
Alfamen asiantuntijuus vakuutti
Omnia oli vakuuttunut Alfamen asiantuntijoiden osaamisesta. Erityistä kiitosta hyvän kommunikaation ja ripeän työotteen lisäksi Omnia antaa Alfamen asenteelle.
“Alfame näyttäytyi meille hyvin vastuullisena ja tavoiteorientoituneena”, Soini kertoo.
Tuukka Soini suosittelee Alfamea kumppaniksi IT-hankkeisiin. Nimenomaan integraatioarkkitehtuurin määrittelyyn Soini kannustaakin valitsemaan ulkopuolisen kumppanin.
“Silloin saa puolueettoman näkemyksen, miten juuri kyseessä olevassa organisaatiossa integraatioarkkitehtuuri kannattaa tehdä”, hän jatkaa.
Omnia valitsi Alfamen kumppanikseen myös identiteetinhallinnan määrittelytyölle
Integraatioiden lisäksi Omnialla oli selkeä tarve myös identiteetinhallinnan määrittelylle. Omnia oli tunnistanut tarpeen jo integraatioarkkitehtuurin vaatimusmäärittelytyön yhteydessä, mutta päätti tutustua Alfameen ennen yhteistyön laajentamista.
Järjestelmäuudistuksissa onnistutaan, kun käyttö tuntuu käyttäjälle intuitiiviselta ja helpolta. Omnia tahtoo, että tulevaisuudessa heidän tietoympäristönsä tunnistaa käyttäjän, ymmärtää tämän roolin ja siten jakaa pääsyn relevantteihin tietoihin. Esimerkiksi opiskelija tarvitsee pääsyn sähköiseen oppimisympäristöön sekä omiin oppimissuorituksiinsa.
Opiskelijalla ei kuitenkaan tule olla pääsyä toisten opiskelijoiden oppimissuorituksiin, toisin kuin opettajilla, joilla tulee myös olla tietojen muokkausoikeus.
Alfamen vastuullinen ote ja asiantuntijuus vakuuttivat, joten Omnian oli helppo luottaa heihin myös identiteetinhallintatyön suhteen.
“Alfame näyttäytyi meille hyvin vastuullisena ja tavoiteorientoituneena."
– Tuukka Soini, Omnia
