Patentti- ja rekisterihallitus on aktiivisesti mukana erilaisissa EUIPO:n (Euroopan unionin teollisoikeuksien virasto) yhteistyöhankkeissa, ja Alfame on auttanut näiden projektien teknisissä toteutuksissa. Tarve prosessiohjauksen digitalisoinnille oli suuri, sillä tahtotilana oli muun muassa luopua paperisista tavaramerkki- ja mallioikeushakemuksista kokonaan.
Alfamen ja PRH:n pitkä yhteistyö sai jatkoa, kun tavoitteena oli kuvata liiketoiminnan toimintoja erilaisissa tilanteissa prosessiohjauksen avulla. Alfamen toteuttamista prosessikaavioista saa selville esimerkiksi sen, miten uusi tavaramerkkihakemus etenee PRH:n sisällä. Luonnollisesti syvempi ymmärrys prosessin eri vaiheista auttaa niiden kehittämistä ja toimintamallien edistämistä.
Patentti- ja rekisterihallituksen projektipäällikkö Juha Myllyaho pitää Alfamen tekemää teknistä toteutusta todella tärkeänä koko prosessin toimivuuden kannalta:
”Prosessikaavioilla on tärkeä rooli liiketoiminnan ja teknisten ihmisten välillä: ne ovat hyviä keskusteluvälineitä, joiden avulla yhteinen kieli löytyy helpommin”.
PRH:n tavaramerkki- ja mallioikeuden käsittelyjärjestelmät uudistettiin kokonaisuudessaan ja uudet prosessiohjaukseen perustuvat järjestelmät otettiin käyttöön vuonna 2014.
Yksi prosessiohjauksen tärkeimmistä tavoitteista oli pystyä luopumaan paperisista tavaramerkki- ja mallioikeushakemuksista ja siirtyä täysin sähköiseen käsittelyprosessiin. Muutoksen myötä haluttiin merkittävästi tehostaa hakemusten käsittelyä ja päätösten syntymistä, mutta toisaalta motivaationa oli myös PRH:n toimitilojen muutto. Olemassa olevaa paperiarkistoa ei voitu siirtää muuton yhteydessä uusiin toimitiloihin, joten paperimaailmasta päätettiin siirtyä digitaaliseen maailmaan vuoden 2017 loppuun mennessä.
Laskennallisesti ratkaisu säästää useita päiviä käsittelyajoista!
- Juha Myllyaho, Patentti- ja rekisterihallitus
Kun paperisista tavaramerkki- ja mallioikeushakemuksista päätettiin luopua vuoden 2017 aikana, kasvoi muutama vuosi aiemmin käyttöönotetun prosessiohjauksen rooli entistäkin merkittävämmäksi.
Hakemusten digitalisointi oli suuri sisäinen muutos PRH:n toiminnassa, mutta lopulta se onnistui yli odotusten: paperihakemuksista päästiin luopumaan jo kesäkuussa 2017, eli kuusi kuukautta aikataulusta edellä.
”Harvoin menee näinpäin”, Myllyaho toteaa huvittuneena ja lisää, ”loppukäyttäjät vaativat paperista luopumista jo ennen kesälomia, joten paperista luovuttiin puoli vuotta ennen aikataulua.”
Kun päätös paperista luopumisesta tehtiin, nousi aiemmin toteutetun prosessiohjauksen merkitys aivan uuteen arvoon.
”Tärkein asia, mikä Alfamen kanssa rakennettiin, on näkymä työjonoon”, kiteyttää Myllyaho. Aiemmin paperikansio kiersi pitkin rakennusta, mutta työjononäkymän avulla oli mahdollista rakentaa PRH:n tarpeisiin sopivat ratkaisut, joihin loppukäyttäjät ovat olleet hyvin tyytyväisiä. Esimerkiksi tiimikohtaisia tehtäviä voidaan nyt värikoodata prioriteetin mukaan liikennevaloilla.
Prosessiohjauksen ja prosessimoottorin tarjoamat liiketoiminnalliset hyödyt ovat osoittautuneet luultua laajemmiksi: muun muassa organisaation sisäisiä toimintatapoja on pystytty kehittämään niiden avulla entisestään.
Merkittävin prosessiohjauksen ja prosessimoottorin tuoma etu on pullonkaulojen tunnistaminen sekä prosessien analysointi ja mittaaminen. Myllyahon mukaan prosessien analysointi on nyt mahdollista useasta kulmasta, kun näkymä resurssien tarpeeseen sekä eniten aikaa kuluttaviin vaiheisiin saatiin selville. Teknisten muutosten lisäksi prosessiohjaus toi mukanaan myös toimintatapoihin liittyviä muutoksia, jotka osaltaan nopeuttavat hakemusten käsittelyprosessia.
”Laskennallisesti ratkaisu säästää useita päiviä käsittelyajoista!” Myllyaho kertoo tyytyväisenä.
Alfamen avulla prosessimoottorista on saatu paljon lisätehoja irti, kun Alfame on integroinut prosessiohjauksen myös integraatioihin. Myllyahon mukaan prosessimoottori integraatioalustan kyljessä tuo lisäymmärrystä jokaisesta vaiheesta ja selkeyttää kokonaisuutta. Hyödyt näkyvät etenkin liiketoiminnan suuntaan, kun prosessimoottorin avulla sekä tiedonsiirto että integraatiot sujuvat vaivatta.
Alfamella pyritään jatkuvasti kehittämään toimintatapaa ja mietitään, miten asioita voitaisiin tehdä paremmin. Tämä on hyvin tärkeää!
- Juha Myllyaho, projektipäällikkö, Patentti- ja rekisterihallitus
Alfamen jatkuvasti kehittyvät toimintatavat sekä asiantuntijuus uusimmista teknologioista petaavat vahvaa jatkoa yhteistyölle PRH:n kanssa myös tulevaisuudessa.
Pitkän yhteistyön aikana Myllyaho on ollut erityisen tyytyväinen Alfamen sitoutumiseen sekä
motivaatioon rakentaa asiakkaalleen parhaita mahdollisia ratkaisuja.
"Joustavuutta alfamelaisilta löytyy aina tarvittaessa, esimerkiksi lopullinen käyttöönotto tiukassakin aikataulussa onnistuu”, kiittelee Myllyaho. Luonnollisesti myös Alfamen vahva toimialaosaaminen on selvä etu: perusasioita ei tarvitse opettaa uudelleen, toisin kuin mahdolliselle uudelle toimittajalle.
Tärkeimpänä yhteistyökumppanin piirteenä Myllyaho pitää Alfamen
alati kehittyviä toimintatapoja: ”Alfamella pyritään jatkuvasti kehittämään toimintatapaa ja mietitään, miten asioita voitaisiin tehdä paremmin. Tämä on hyvin tärkeää!”.
Myllyaho tietää, että Alfamen kehittäjät kouluttautuvat aktiivisesti, joten talosta löytyy ymmärrystä uusiin teknologioihin ja niiden hyödyntämiseen: ”Saamme Alfamelta teknistä asiantuntijuutta, mitä heiltä ostammekin – sovelluskehitystyön lisäksi”.
Myös selkeät keskustelukanavat kaikkien sidosryhmien välillä ovat Alfamen vahvuus, vaikka yhteistyötä tehdäänkin pidemmän välimatkan takaa.
”Joskus mietityttää, että pitäisikö nähdä useammin kasvotusten, mutta hyvin on mennyt näinkin”, kertoo Myllyaho ja lisää, ”pari kertaa vuodessa pyritään järjestämään tapaaminen paikan päällä. Silloin tavataan esimerkiksi mukaan tulleita uusia kasvoja puolin ja toisin”. Muuten yhteyttä pidetään videopalaverien ja Slackin välityksellä.
Yhteistyön tulevaisuus vaikuttaa vakaalta, sillä PRH:lla olisi tällä hetkellä projekteja enemmän kuin tekijöitä. Digitalisaation ohella PRH:lla on Alfamen kanssa muunkinlaisia projekteja vireillä. Esimerkiksi vuoden 2019 tavaramerkkilain uudistukseen pitää varautua, joten ennen sopimuskauden loppua tekemistä kyllä riittää!
Prosessikaavioilla on tärkeä rooli liiketoiminnan ja teknisten ihmisten välillä: ne ovat hyviä keskusteluvälineitä, joiden avulla yhteinen kieli löytyy.
– Juha Myllyaho, Patentti- ja rekisterihallitus