"Itselläni on turvallinen mieli siitä, että jos vastaavia tarpeita ja tilanteita tulee vastaan, on meillä luotettava ja osaava kumppani valmiina!"
- Taina Kilponen, Laskentapäällikkö, Verve
Verve on valtakunnallinen toimija ja laskuttajia on ympäri Suomen. Vuoden 2018 alkupuolella Vervessä tehtiin lisäksi kaksi isoa liiketoimintakauppaa, ja näiden uusien yksiköiden laskutusprosessi piti saada integroitua osaksi Verveä.
Verven laskutusmekanismin oli jo todettu olevan vanhentumassa. Manuaalisten työvaiheiden vuoksi laskuttaminen oli työlästä.
Liiketoimintakauppojen sekä työlään laskutusmekanismin vuoksi taloushallinnon prosessit ja käytännön toimet täytyi saada integroitua kaikkia palvelevaksi kokonaisuudeksi melko tiukalla aikataululla. Ennen kesälomia oli tiedossa, että integrointi piti saada päätökseen syksyllä.
Vervessä päädyttiin koko taloushallinnon järjestelmän vaihtoon. Siinä yhteydessä Verve alkoi hakea kumppania, joka pystyisi tekemään rajapinnat käytössä olevista toiminnanohjausjärjestelmistä kirjanpitoon.
Alfame ei ollut Vervelle aiemmin tuttu toimija. Kun Vervessä oli valittu kirjanpito-ohjelman toimittaja, tuli heidän kauttaan muutamia referenssejä, jolloin Alfamen nimi nousi esiin.
“Kun kävimme ensimmäiset keskustelut Alfamen kanssa, tuli sellainen olo, että heillä on asiakkaaseen aito kiinnostus”, kertoo Verven laskentapäällikkö Taina Kilponen. “He kuuntelivat, mikä tilanteemme ja tarpeemme on. Alfamelta tuli nopea, realistinen toteutusmalli, joka vaikutti järkevältä. Minäkin ‘maallikkona’ ymmärsin, mistä on kyse. Tämä toi turvaa ja varmuutta siitä, että meillä on kumppani, jonka kanssa saamme tämän haastavan projektin vedettyä läpi.”
Karkeat vaatimusmäärittelyt Vervellä tehtiin keväällä, jonka pohjalta Alfame teki tarjouksen kesäkuussa. Verven johtoryhmässä hankintapäätös tehtiin ennen kesälomia ja tarkemmat vaatimusmäärittelyt valmistuivat elokuun alkuun mennessä.
Verven ja Alfamen yhteistyö alkoi virallisesti elokuun alussa. Viikoittain pidettiin status-palavereja. Elokuun lopussa pystytettiin palvelimet ja päästiin aloittamaan ensimmäiset testaamiset. Projekti eteni jatkuvan testaamisen ja korjausten kautta kohti tuotantokäyttöä. Vervellä oli paine saada järjestelmät käyttöön lokakuun aikana, ja lopulta projekti valmistuikin jopa hieman ennakoitua nopeammin.
Laskutuksen automaatioasteen nosto näkyy Vervellä käytännön työn kannalta odotettua parempana ratkaisuna. Automaation ansiosta toimipisteiden laskuttajat saavat nyt keskittyä ydintehtäviensä hoitamiseen. Ennen kaikkea tämä näkyy laskutuksen eri työvaiheiden vähentymisenä. Vervellä koettiin järjestelmän olleen myös helppo oppia ja ottaa käyttöön: aiempien henkilökohtaisten koulutusten sijaan riittikin parin tunnin yhteinen webinaari. Verveltä kiitellään myös Alfamen konsultatiivista ja ratkaisukeskeistä otetta. Esimerkiksi laskuaineiston palautteeseen saatiin kehitettyä ratkaisumalli, joka helpottaa laskuaineiston läpimenon auditointia.
Alfame osoittautui Vervelle luotettavaksi ja asiantuntevaksi kumppaniksi. Erityisesti Alfamen suoraviivainen ja nopea viestintä saa Verveltä kiitosta. “Yksi meille merkityksellinen Alfamen ominaisuus on, että se on ketterä organisaatio”, Verven laskentapäällikkö Taina Kilponen kehuu. “Välissä ei ole byrokraattista tukipalvelua tai kankeaa prosessia! Alfamelta saa nopean palautteen ja henkilökohtaisen tuen. Sillä on meille iso merkitys!”
Verve suositteleekin yhteistyötä Alfamen kanssa erityisesti sellaisille organisaatioille, jotka pähkäilevät eri järjestelmien kanssa. “Kun eri järjestelmät täytyy saada integroitua kokoavaan järjestelmään ja automatisaatiota parannettua, Alfame on varmasti hyvä ja luotettava kumppani”, Kilponen sanoo.
Kiinnostuitko? Tutustu tarkemmin palveluihimme ja ota yhteyttä:
"Itselläni on turvallinen mieli siitä, että jos vastaavia tarpeita ja tilanteita tulee vastaan, on meillä luotettava ja osaava kumppani valmiina!"
– Taina Kilponen, Laskentapäällikkö, Verve