Kokonaisarkkitehtuuri, mitä se on selkokielellä?

"Katse sivusta ja eri näkökulmista helpottaa hahmottamista ja hallintaa."

Kokonaisarkkitehtuuri on organisaation kokonaisvaltainen kokonaissuunnitelma ja hallintamalli, joka mahdollistaa suunnittelun ohjauksen ja kontrollin. Se on myös strategisen johtamisen väline, jonka avulla tiedot organisaation resursseista ja varoista sekä kehityskohteista ja mahdollisuuksista ovat saatavilla selkeästi ja keskitetysti. Tässä artikkelissa käsitelläänkin kokonaisarkkitehtuuria, sen tarjoamia hyötyjä sekä miten siinä päästään alkuun.

Mistä kokonaisarkkitehtuurissa on kyse?

Kokonaisarkkitehtuurissa (KA, myös YA eli yritysarkkitehtuuri) on kyse siitä, että koko organisaation tai yrityksen toimintaa hallitaan ja kehitetään kokonaisuutena, joka koostuu osioista ja niiden välisistä suhteista.

Miten? KA on sovitulla tavalla toteutettavia kuvauksia siitä, miten työyhteisön periaatteet, prosessit, tiedot, järjestelmät, käsitteet, sovellukset, teknologia, infrastruktuuri ja resurssit toimivat yhdessä vuorovaikutteisesti.

KA on myös menetelmä, jolla toteutetaan ko. määrämuotoisia, loogisia ja hierarkisia kuvauksia, joissa eri kerrokset linkittyvät ja sopivat toisiinsa.

Kokonaisarkkitehtuurin näkokulmat

Kuvaukset toteutetaan ns. kokonaisarkkitehtuurikehyksen avulla, joka on käytännössä matriisi eli taulukko, jossa on tietoja eri näkökulmista (esim. liiketoiminta, tieto, tietojärjestelmät ja teknologia) ja tasoilla (esim. periaatteellinen, käsitteellinen, looginen, fyysinen). KA-kehyksiä on erilaisia eri KA-malleissa, esimerkiksi kotimainen JHS 179 -julkishallinnon suositus ja kansainvälinen TOGAF, kumpikin maksuttomia.

Toki joitain eroja eri kehysten matriisissa (näkökulmat + tasot) on, mutta periaate on sama. Käytännössä KA-kehys on matriisiin strukturoidusti jäsennelty ja riippuvaisuuksia esittämä metadata, "sisällysluettelo", (linkki-)kartta ko. asioiden dokumentoinnista. Organisaatiosta/yrityksestä riippuen siinä on jo yleensä toki olemassa erilaisia dokumentaatioita omista prosesseista, infrasta jne.

Kokonaisarkkitehtuurin kuvausten alkuun systemaattisella toiminnalla

Kokonaisarkkitehtuurin kuvausten osalta alkuun päästään, kun olemassa olevat dokumentoinnit inventoidaan ja systematisoidaan ja viittaukset niihin järjestetään KA-kehyksen mukaiseen matriisiin. Tarvittaessa dokumentaatiota voi päivittää ja täydentää. Ihan kaikkea ja kerrallaan ei ole tarkoitus dokumentoida. KA-projektia käynnistäessä, organisaatiossa on sisäisesti päätettävä ko. asian laajuudesta, tarkkuustasosta ja painopisteistä/-alueista.

Kokonaisarkkitehtuurin kuvausten hyödyntäminen käytännössä

Kokonaisarkkitehtuurin avulla on mahdollista esittää kuvausten pohjalta tavoitetiloja, luoda suunnitelmia niiden saavuttamiseksi sekä seurata niitä. 

Kuvauksia tehdään sekä organisaation nyky- että tavoitetiloista ja myös suunnitellaan hallittua siirtymistä nykytilasta kohti tavoitetilaa. Yleensä liikkeelle lähdetään strategiasta ja nykytila-analyysista, jonka jälkeen kokonaisarkkitehtuuria hyödyntäen tuotetaan kehittämiskohdat ja niiden kokonaisuudet. Niitä on tarkoitus integroida esim. talous- ja toimintasuunnitelmaan (TTS) sekä kehitys- ja mittaristotyökaluihin (BSC). Niiden pohjalta luodaan tarkemmat suunnitelmat ja toteutukset suoritetaan omina hankkeina ja projekteina.

Näin kokonaisarkkitehtuuri on myös organisaation kokonaisvaltainen kokonaissuunnitelma ja hallintamalli, joka mahdollistaa suunnittelun ohjauksen ja kontrollin. Se on myös strategisen johtamisen väline, jonka avulla suhteellisen selkeästi ja keskitetysti on saatavana tiedot organisaation resursseista ja varoista, kuten myös kehityskohteista ja mahdollisuuksista.

Yksistään kuvaukset eivät riitä. Niiden kertaluonteinen luominen tai jopa ajoittainen harva päivittäminen sinänsä tuo vähän lisäarvoa. Saadakseen kokonaisarkkitehtuurista irti todellisia hyötyjä, pitää käynnistää jatkuvana prosessina kokonaisarkkitehtuurityö, määritellä sen politiikka sekä järjestää johtaminen ja hallinta, mittaaminen, kehittäminen ja seuranta, linkittäminen strategiatyöhön ym. Mutta kyllä KA on sen arvoista, varsinkin organisaation koon/toiminnan laajentumisen myötä. Ja julkishallinnossa se on ihan "must-juttu", koska tietohallintolaki pakottaa siihen. Siitä voi myös päätellä kokonaisarkkitehtuurin tärkeydestä.

Miten alkuun kokonaisarkkitehtuurityössä?

Mistä kannattaa aloittaa, miten edetä ja kuinka järjestää ja hallinnoida kokonaisarkkitehtuurityötä? Miten siinä päästään alkuun ilman turhaa byrokratiaa siten, että kokonaisarkkitehtuuri on henkilöriippumaton, helposti ymmärrettävissä ja ylläpidettävissä?

Alkuun pääseminen kokonaisarkkitehtuurissa on oma kokonaisuutensa. Paljon riippuu KA-projektin toimittajasta/toteuttajasta, siitä joka ohjaa tai auttaa KA-jalkauttamisessa, sen ajattelu- ja työotetyylistä, avaruuskatseisuudesta ja pitkän aikajanan ajattelukyvystä, mutta samalla käytännöllisyydestä ("think global act local") ja ketteryydestä. Julkaisimme aiheesta oppaan, jonka lataamalla saat lisätietoa minimivaatimuksista kokonaisarkkitehtuurityölle. 

Kokonaisarkkitehtuurin kautta saadut hyödyt:

• käyttölähtöisen dokumentoinnin ja organisoinnin taso nousee
• päällekkäisyydet toiminnoissa eliminoidaan ja vältetään
• järjestelmien riippuvuudet ja suhteet ovat selvillä
• laatu varmistetaan ja parannetaan
• toiminnat, rakenteet, ratkaisut, pitkälle yhtenäistetään
• organisaation ICT:n monimutkaisuuden, riskialttiuden ja joustamattomuuden aste alenee
• resurssien ja niiden riippuvuuksien kuviot selkiytyvät
• vaikutusanalyysien tekemisen nopeus ja luotettavuus nousee
• tiedolla johtaminen helpottuu, tieto on helposti saatavilla ja se on laadukasta
• muutoshallinta selkiytyy, muutokset ovat nopeampia ja halvempia
• kehittämisprojektien väliset suhteet ja priorisoinnit ovat selvillä, varat ja resurssit ohjataan oikeisiin kehittämiskohteisiin
• hankinnat ovat suunnitelmallisempia ja järjestelmällisimpiä
• syy-seuraussuhteiden analysointi on helpompaa
• päätöstenteko helpottuu
• tilannetietous ja suunnittelutyö selkenevät
• onnistuneiden ratkaisujen uudelleenkäytön mahdollisuudet paranevat
• kustannussäästöjen saavuttamismahdollisuudet kasvavat
• johtaminen paranee entisestään
• toiminta paranee, helpottuu, toimittaja- ja asiakasyhteistyö selkenee
• uusjärjestelmien hankinta/rakentaminen tai vanhojen päivittäminen helpottuu

Haluatko lisätietoja?

Lataa maksuton Kokonaisarkkitehtuuri-opas - 5 askelta kokonaisarkkitehtuurityöhön, josta saat vielä laajemmin lisätietoa kokonaisarkkitehtuurista ja siinä alkuun pääsemisessä.