Integraatiosta ja automatisoidusta tiedonsiirrosta puhuttaessa monelle tulee varmasti ensimmäisenä mieleen Zapier, joka siirtää tietoa paikasta A paikkaan B. Tiedonsiirto tuo hyötyjä yritykselle kuin yritykselle vähentämällä manuaalista työtä, mutta aivan aukottomia tämänkaltaiset palvelut eivät kuitenkaan ole. Lue, millaisiin tilanteisiin Zapier soveltuu ja millaisessa tilanteessa se taas ei riitä!
Zapier yhdistää ohjelmat toisiinsa
Zapier on verkossa toimiva automaatiotyökalu, jolla voidaan yhdistää eri ohjelmia toisiinsa ja siten automatisoida näiden ohjelmien välistä tietojen siirtoa. Yleisimpiä yhdistettäviä toimenpiteitä ovat esimerkiksi seuraavat:
- Gmailiin saapuvien liitteiden lisääminen Dropboxiin
- Uuden Trello-kortin luonti uudesta Google Sheets -rivistä
- Gmail-viestin lähetys MailChimp-aktiviteetista
- Uuden kalenterimerkinnän luonti Trello-kortista
Zapier sisältää yli 1 000 sovellusta, jotka on mahdollista liittää yhteen ns. workflow-ketjujen avulla. Sovelluksista löytyy niin Googlen työkaluja, Dropboxia, HubSpotia, WordPressiä, SalesForcea kuin sosiaalisen median alustojakin. Yhteensä appseja palvelussa on yli 1 000. Työkalusta on saatavilla rajallinen ilmaisversio sekä kattavampia maksullisia versioita tarpeesta riippuen.
Zapierin hyödyt – millaiseen tilanteeseen Zapier soveltuu?
Zapierin kaltaiset integraatiopalvelut soveltuvat yksinkertaisten tehtävien automatisointiin, jotka toistuvat samanlaisina kerrasta toiseen. Kun esimerkiksi Gmailissa lisäät viestin tähdellä, on viestistä mahdollista luoda vaikkapa projektinhallintajärjestelmään uusi to do -merkintä. Tai uuden liidin saapuessa markkinoinnin automaatiojärjestelmään, voidaan se Zapierin avulla siirtää erilliseen CRM:ään. Tehtävän on siis oltava rutiininomainen, yksinkertainen ja toistuva.
Zapierin hyödyt perustuvat automaation aikaansaamaan ajansäästöön ja manuaalisen työn poistumiseen. Kun integraatiopalvelu toteuttaa tiedonsiirron järjestelmien välillä, ei samaa tehtävää tarvitse tehdä käsin. Tämä vapauttaa aikaa oikeaan työntekoon.
Kuva: zapier.com
Älykäs integraatio vs. Zapier – millaiseen tilanteeseen Zapier ei riitä?
Vaikka Zapier on toiminta-ajatukseltaan erinomainen ja soveltuu moneen tiedonsiirtotarpeeseen, puuttuu integraatiosta silti älykkyys. Älykkyydellä tarkoitamme liiketoimintaprosessien kuvausta ja hallintaa, jossa eri prosesseja tarkastellaan kokonaisuutena. Lue liiketoimintaprosessien hallinnasta ja sen hyödyistä tarkemmin lisää!
Zapierin kaltaiset palvelut eivät osaa havaita esimerkiksi puutteita tai poikkeumia, joihin ihmisen olisi syytä tarttua. Mikäli esimerkiksi myyntilaskun tiedot ovat puutteelliset, yritetään niitä ensin koneellisesti täydentää ja mikäli se ei onnistu, pyydetään lopulta ihminen apuun. Älykkäällä integraatiolla on mahdollista ikään kuin linkittää ja ihminen ja kone keskenään, jolloin automaatio tuo ihmiselle tiedon poikkeumasta. Tällöin ihmisen ei tarvitse manuaalisesti etsiä tietoa, jotta pääsee korjaamaan tilanteen.
Yhtenä esimerkkinä olemme Alfamella toteuttaneet Kaupparekisterin Tilinpäätösvalvonnalle BPM:n ja ohjelmistorobotiikan yhdistämänä lakisääteisen prosessin, jossa sekä ajastin- ja konetehtävät että lakisääteiset ihmistehtävät yhdistyvät. Näin lopputuloksena saatiin täysin auditoitavissa oleva ratkaisu, joka säästää henkilötyötä ja mahdollistaa toiminnan jatkuvan kehityksen.
Lue lisää
Mikäli haluat kuulla älykkäästä integraatiosta ja liiketoimintaprosessien automatisoinnista tarkemmin lisää, otathan yhteyttä! Autamme mielellämme ja vastaamme kiperiinkin kysymyksiin.
Tutustu halutessasi myös esimerkiksi seuraaviin sisältöihin:
