Yritykset käsittelevät ja tallentavat valtavan määrän dataa päivittäin. Tietoa tallentuu yrityksen sisällä moniin eri kanaviin, ja spesifin tiedon esiin kaivaminen voi osoittautua työlääksi ja mutkikkaaksi tehtäväksi. Tiedon käsittely- ja siirtokustannukset nousevat helposti tietomäärän lisääntyessä. Myös vastuunjako voidaan kokea haastavana, jollei ole selkeästi linjattu, kenen vastuulla on päivittää tai lisätä dataa.
Tässä artikkelissa käsittelemme tiedonjakoa sisäisen viestinnän ja kumppaniverkostojen näkökulmasta ja kerromme, miten APIen (application programming interface) avulla ratkotaan tiedonsiirron haasteita.
Järjestelmien pirstaleisuus haastaa tiedonkulkua – APIt tuovat apua ongelmaan
Sisäinen viestintä tuntuu olevan monen yrityksen kehityskohteena vuosi vuoden perään. Digitalisaation alkuaikoina yritysten järjestelmät olivat monoliittisempia ja usein kaikki tieto oli tallennettu saman järjestelmän taakse. Näin tiedon löytäminen oli helppoa. Nykyaikaisessa modernissa tietojärjestelmäympäristössä tilanne on hankalampi. Tiedon käsitteleminen, jakaminen ja muokkaaminen koetaan sitä haastavampana, mitä useampaan lähteeseen dataa on tallennettu ja mitä useampi käsittelijä tietomassalla on.
Tiedon pirstaleisuus tuhlaa resursseja ja lisää virheiden määrää. Jos käytössä on monta eri tietolähdettä eikä työntekijä tiedä, missä hänen tarvitsemansa tieto sijaitsee, työaikaa kuluu etsimiseen ja monien eri tietolähteiden välillä hyppimiseen. Myös virheet lisääntyvät, kun tietoa joudutaan siirtämään manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Tutustu myös aiheesta kirjoittamaamme artikkeliin: Liikaa työtä Excelissä – integraatio järkevöittää työntekoa.
Yksi sisäisen viestinnän haasteista on uuden tiedon jakaminen koko henkilöstölle. Tämä koskee erityisesti suuria yrityksiä. Yritykset hyödyntävätkin erilaisia infra- ja sisäisen viestinnän alustoja tiedonkulun välineenä. Haastavaa on miettiä, miten järjestelmään päivitetty tieto pysyy ajantasaisena sekä kuka huolehtii muutoksista ja uuden tiedon lisäämisestä.
Ratkaisu osaan sisäisen viestinnän tiedonkulun haasteista löytyy API-taloudesta. APIt ovat tiedonsiirron rajapintoja, ja niiden avulla sisäisen viestinnän kanavaan voidaan tuoda tietoa muista järjestelmistä.
APIen ansiosta tieto siirtyy järjestelmien välillä vaivattomasti ilman erillisiä integraatioita. Kun tietoa lisätään, koostetaan tai muokataan alkuperäisessä lähteessä, tieto päivittyy automaattisesti myös muihin sitä käyttäviin järjestelmiin. Näin tiedonsiirto on paitsi automaattista, myös reaaliaikaista. Jos esimerkiksi yrityksen sisäisen viestinnän kanavaan halutaan näkyville kaikki yrityksen avoimet työpaikat, APIn avulla tieto rekrytointipalvelusta päivittyy ajantasaisena myös infraan ilman manuaalista työtä.
Kumppaniverkoston tiedonsiirron automatisointi säästää pitkän pennin
Sisäisen viestinnän lisäksi toinen pullonkaula on usein tiedonjako kumppaneille ja jälleenmyyjille. Päättäjät pohtivat, kuinka paljon tietoa kannattaa jakaa, kuka sitä hallitsee ja miten tehdä muokkauksia ja täydennyksiä kumppaneille jaettuun dataan. Kumppanien vaihtuminen aiheuttaa harmaita hiuksia, koska linja tiedonsiirtoon pitää rakentaa uudestaan uuden yrityksen kanssa.
Onneksi APIen hyödyt tulevat esiin myös näissä tilanteissa. APIn avulla yritys voi luoda tiedonsiirtoa varten rajapinnan ja pyytää kumppania liittymään siihen, jolloin vastuu yhteyden rakentumisesta on vastapuolella. Tieto siirtyy APIen kautta reaaliajassa ja kumppanin on mahdollista saada vai se tieto, jota hän tarvitsee. Tiedonsiirto ei ole enää manuaalista, ja tietolähteeseen tehdyt muokkaukset päivittyvät automaattisesti myös kumppaneille ja jälleenmyyjille.
APIen käyttö pienentää myös tiedonsiirron kustannuksia. Kaikki samaa tietoa tarvitsevat kumppanit voivat liittyä tiedonjakokanavaan saman APIn kautta. Näin kustannukset eivät nouse, vaikka jaetun datan ja kumppanien määrä lisääntyy. Myös oikeuksien hallinnointi helpottuu, jos APIt liitetään keskityllä pääsynhallinnalla varustetun API-hallinnan piiriin. Hallinnointijärjestelmän avulla yritysten on helppo ohjata, mikä yritys saa minkäkin verran tietoa.
Esimerkkinä kumppanirajapinnasta on rakentamamme Patentti- ja rekisterihallituksen tiedonhakurajapinta, josta Euroopan unionin Teollisuusoikeuden virasto EUIPO pääsee hakemaan vaivattomasti Suomen rekisterin tietoja. Lue myös, millaisen avoimen datan integraatioratkaisun olemme toteuttaneet Patentti- ja rekisterihallitukselle.
Haluatko tietää lisää?
Tutustu API-oppaaseemme, jonka avulla voit kasvattaa API-tietouttasi ja ymmärtää lisää APIn mahdollisuuksista liiketoiminnalle. Oppaasta saat uutta näkemystä siihen, mitä hyötyjä APIt tarjoavat liiketoiminnalle ja millaisia mahdollisuuksia niiden käyttö tuo mukanaan. Lataa opas täältä!
Muita kiinnostavia API-artikkeleita:
