Tiedätkö, miten yrityksenne seuraava kuukausi tulee sujumaan? Entä mitä seuraava kvartaali pitää sisällään? Mihin puolen vuoden ennusteenne perustuu? Miten ennusteet ja päätelmät tulevasta tuotetaan? Voitko luottaa näihin tietoihin sataprosenttisesti vai pohjautuvatko ne vain oletuksiin ja hyviin arvauksiin? Entä, jos voisitkin itse tarkistaa haluamasi tiedon – kuten tulevan kuukauden myyntiennusteen – ja tietäisit tasan tarkkaan, mihin suuntaan liiketoimintanne kehittyy?
Luotettava ja reaaliaikainen tieto on elinehto yrityksen kilpailukyvyn ja menestyksen takaamiseksi, sillä vain faktaan pohjautuva tieto tukee aidosti päätöksentekoa. Siten tiedonhallinnalla on aivan oleellinen merkitys yrityksen toiminnassa. Tästä artikkelista saat lisätietoa, mitä tiedonhallinta ylipäätään on ja miksi se on niin ensiarvoisen tärkeä tekijä yritykselle.
Tiedonhallinta - mitä se on?
Tiedonhallinnalla tarkoitetaan niitä käytänteitä, joilla tieto saadaan kerättyä talteen ja hyödynnettyä. Sen ydin on nimenomaan muuttaa tietoa hyödykkeeksi, joka tuottaa yrityksen liiketoiminnalle arvoa. Monesti tieto näyttäytyy johdolle erilaisina raportteina, analyyseina tai dashboardeina, mutta tämä on vain pintapuoli tiedosta – tiedonhallinnan ansiosta nämä tiedot on kerätty hyödynnettäväksi selkeämpään muotoon.
Tiedonhallinta koostuu tiedon keräämisestä, tallentamisesta ja hyödyntämisestä. Keskeistä on löytää yritykselle relevantti tieto, jota hyödyntämällä liiketoimintaa on mahdollista johtaa ja kehittää. Käsitteeseen liittyvät keskeisesti myös esimerkiksi dokumentinhallinta, tietohallinto ja asiakirjojen hallinta, jotka kaikki tarkastelevat tietoa hieman eri näkökulmista.
Vertaa tiedonhallintaa varastonhallintaa - ymmärrä hyöty
Ehkä hieman kulunutkin hokema ”Tieto on yrityksen pääomaa” tiivistää lyhyesti tiedonhallinnan merkityksen liiketoiminnalle. Tieto on yksi tärkeimmistä, ellei jopa tärkein yrityksen pääoma, jolla on valtavasti vaikutusta kilpailukykyyn ja menestykseen. Oikea tieto juuri oikeaan aikaan nopeasti ja tehokkaasti mahdollistaa yrityksen toiminnan niin, että tiedosta saavutetaan etua kilpailijoihin nähden.
Päätöksenteon nopeutuminen ja perustuminen faktoihin onkin yksi olennaisimmista hyödyistä, jonka tiedonhallinta tarjoaa. Päätösten viivästyminen tai perustuminen jopa virheellisiin tietoihin voi aiheuttaa suuriakin kustannuksia yritykselle, joten on ehdottoman tärkeää, että tieto on validia, relevanttia ja saatavilla juuri silloin, kun sitä tarvitaan.
Tiedonhallinta on kilpailuetu, jota voisi verrata esimerkiksi varastonhallintaan. Varastonhallinnassa varmistetaan oikeiden raaka-aineiden saatavuus ja löydettävyys oikeaan aikaan, jotta yritys toimisi mahdollisimman tehokkaasti ja tuottavasti. Sama pätee myös tiedonhallintaan – kyseessä on vain erilainen pääoma. Onkin tärkeää pystyä poimimaan valtavasta massasta ne oleelliset tiedot, jotka tuovat yritykselle oikeasti arvoa. Ilman tiedonhallintaa tämän "raaka-aineen" jalostusarvo jää vain murto-osaan sen todellisesta potentiaalista.
Perinteisesti yrityksissä on saatettu ajatella, että IT hoitaa tietohallintoa koskevat asiat, eikä johdon tarvitse puuttua niihin. Faktahan on kuitenkin, että etenkin digitalisaation myötä tietohallinto ja IT ovat keskeinen osa yritystoimintaa siinä missä asiakashallintakin. Tiedon hankkiminen, sen ymmärtäminen ja hyödyntäminen eivät saisi missään nimessä muodostua yrityksen pullonkaulaksi tai olla vain yhden osaston vastuulla, vaan olla keskeinen osa myös johdon päivittäistä toimintamallia. Tiedonhallinta on toisin sanoen perusta kaikkien muiden yritystoiminnan osa-alueiden menestymiselle.
Tiedonhallinnasta kannattaa olla kiinnostunut myös toiminnan tehostamisen valossa. Esimerkiksi tuotantolaitoksella paperisista lomakkeista siirtyminen sähköisiin työkaluihin säästää paitsi työajassa, mutta tuo myös säästöjä ja tehoa itse tuotantoprosesseihin. Paperisissa lomakkeissa ja mapeissa tieto on toki tallessa, mutta kukaan ei välttämättä hyödynnä tietoa aktiivisesti.
Esimerkiksi tilanteessa, jossa työntekijän pitäisi tarkistaa lomakkeelta, miten edellisen kerran onnistunut tuotantoajo on sujunut, hän saattaa epähuomiossa valita väärän lomakkeen – vaikka vain sen toiseksi onnistuneimman, tai sen jolla viimeksi koko tuotantoajo meni hävikkiin. Jos sen sijaan pystytään aina valitsemaan optimaalisin tuotantoajo ja siten tehostamaan raaka-aineen käyttö, voivat säästöt olla jopa miljoonia vuositasolla. Kyse on vain siitä, että tieto on nopeasti sitä tarvittaessa saatavilla.
Haluatko lisätietoja?
Tiedonhallinta ei ole asia, jota pitäisi lähteä ratkomaan järjestelmä edellä – silloin liiketoiminta jää järjestelmän armoille. Sen sijaan järjestelmien on elettävä liiketoiminnan ehdoilla ja niitä on kehitettävä liiketoiminnan vaatimusten ja muutosten mukaan.
Lataa myös Opas ydintiedon hallintaan - MDM:n hyödyt liiketoiminnalle! Oppaasta saat runsaasti lisätietoa Master Data Managementista ja sen eduista kilpailukyvyn kasvattamiseksi.
