ICT on jokaiselle yritykselle välttämättömyys. Kovin monissa yrityksissä ei kuitenkaan ole kunnollista käsitystä siitä, miten mikäkin ICT:n osanen kytkeytyy toisiinsa. Onko sinuun koskaan iskenyt epävarmuus, ettet tiedä kunkin päätöksesi vaikutusta tietojärjestelmiin? Tai ettei oikea tieto meinaa päätyä oikeisiin raportteihin? Silloin yrityksessäsi tarvitaan tiedonhallinnan kehittämistä.
Lataa ICT liiketoiminnan pelinrakentajana – opas tiedonhallintaan ja kokonaisarkkitehtuuriin.
Mitä on tiedonhallinta ja miten se liittyy arkkitehtuuriin?
Tiedonhallinta voi vaikuttaa abstraktilta termiltä, kokonaisarkkitehtuuri taas IT-osaston maailmasta tietämättömälle jopa vieraannuttavalta. Mitä siis tarkoitetaan näillä hienoilla mutta niin tärkeillä sanoilla?
Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa sitä, miten liiketoiminta ja ICT liittyvät toisiinsa. Kokonaisarkkitehtuuriin, tai toiselta nimeltään yritysarkkitehtuuriin, kuuluu yrityksen liiketoimintaan liittyvän toiminnan, tiedon, teknologioiden ja tietojärjestelmien kokonaisuus. Lisäksi se kuvaa niiden yhteistoimintaa ja vuorovaikutusta.
Tieto ja tiedonhallinta puolestaan ovat yksi osa kokonaisarkkitehtuuria. Tiedonhallinnassa painopiste on, kuten arvata saattaa, arkkitehtuurin tietoon liittyvissä aspekteissa. Niitä ovat esimerkiksi:
- tiedon hallinnan mekanismit, omistajuus ja organisointi
- tiedon kerääminen, tallentaminen sekä arkistointi
- tiedon elinkaari ja hyödyntäminen
- tietoturva, eli tiedon eheys, saatavuus ja luottamuksellisuus.
Julkishallinnossa tiedonhallinta on nyt vuonna 2020 erityisen ajankohtainen vuoden alussa voimaan tulleen tiedonhallintalain myötä.
Ei kulu, vaan investointi – ja tärkeä sellainen
Kun ICT on niin välttämätön yrityksen arvontuotannolle, on myös välttämätöntä panostaa siihen, kuinka ICT valjastetaan oikeiden kärryjen eteen. Kun tiedonhallinnan kehittämiseen investoidaan pitkällä aikavälillä, vältetään ongelmia, saavutetaan uusia hyötyjä helpommin ja nopeammin sekä käytetään yksinkertaisesti työaikaa ja rahaa järkevämmin.
Eräs käytännöllinen hyöty on tiedon saatavuuden ja hyödyntämisen helpottaminen. Työntekijöiden ei tarvitse käyttää aikaa manuaaliseen klikkailuun ja naputteluun, kun tietoa ei tarvitse metsästää tai syöttää moneen eri järjestelmään.
Viisi syytä investoida tiedonhallintaan:
- Tiedonhallinnalla teet valistuneita ja tietoon perustuvia päätöksiä.
- Tiedonkulun tehostaminen ja tiedon eheys vähentävät yrityksen sisäistä siiloutumista.
- Tulipalojen sammuttelu ja kiire vähenevät.
- IT-hankinnat ovat hallitumpia, joten investointikuluja ei kerry turhaan.
- Koko yrityksen strategian suunta on paremmin hallittavissa.
Kun yrityksen tieto on hallussa, sitä voi käyttää päätöksiä tehdessä. Päätökset, jotka liittyvät vaikkapa ERP-järjestelmän uudistamiseen tai tarjottavien palvelujen kehittämiseen, voi tehdä entistä paremmalla varmuudella, että niin uhat kuin mahdollisuudet tiedostetaan.
Kuten sanottua, tiedonhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri vaativat pitkäjänteistä kehittämistä. Yksi tehokas projekti ei vielä riitä tuomaan voittopottia kotiin.
Haluatko oppia enemmän tiedonhallinnan liiketoimintahyödyistä?
Kokonaisarkkitehtuuri on todella laaja aihe. Toivomme jokaisen bisnespäättäjän ymmärtävän paremmin, kuinka merkittävästi se voi auttaa hyödyntämään ICT:tä toiminnan kehittämiseen yrityksen jokaisella tasolla.
Siksi kokosimme sinulle oppaan kokonaisarkkitehtuurista. Lataa tästä opas ICT liiketoiminnan pelinrakentajana – opas tiedonhallintaan ja kokonaisarkkitehtuuriin. Oppaasta saat työkaluja tiedonhallintanne kuntotarkastukseen ja vinkkimme, kuinka hyödytte kokonaisarkkitehtuurityöstä eniten.
Osaava kumppani on kultaakin arvokkaampi, kun kokonaisarkkitehtuurimörkö päätetään kesyttää. Alfamella on vuosien kokemus kaiken kokoisten yritysten kokonaisarkkitehtuurityöstä. Autamme sinua selvittämään, missä kuosissa tiedonhallinta on nyt ja miten kokonaisarkkitehtuuri voisi tukea yrityksesi strategiaa nykyistä paremmin.
Jos tiedät jo nyt tarvitsevasi eteviä asiantuntijoita, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä!
