Integraatio tarkoittaa eri tekniikoilla tai alustoilla toteutettujen ohjelmistojen tai järjestelmien toisiinsa liittämistä, jolloin nämä liitetyt osat keskustelevat keskenään. Järjestelmien integrointi varmistaa tiedonkulun sekä tiedon liittymisen toisiin järjestelmiin.
Yksinkertaisimmillaan integraatio voi olla esimerkiksi tiedonsiirtoa kahdesta eri komponentista saman koneen sisällä, ja monimutkaisimmillaan laajoja yhteenliittymiä useiden eri järjestelmien kesken. Toteutustapoja integraatiolle on monia, joista sopivin valitaan organisaation tarpeiden mukaan.
Integraation tarve lähtee tehostamisen tarpeesta
Tarve integroida järjestelmiä havaitaan tyypillisesti silloin, kun käytössä olevasta järjestelmästä puuttuu tarvittavia toiminnollisuuksia ja jokin toinen järjestelmä taas sisältää nämä halutut ominaisuudet. Käytössä voi olla useita eri järjestelmiä samanaikaisesti, jolloin liiketoiminnalle kriittiset tiedot sijaitsevat monen eri järjestelmän sisällä, eikä niiden tarjoama data ole aina yhdenmukaista. Aikaa kuluu manuaaliseen työhön, kun tietoa etsitään ja muunnetaan yhteensopivaksi – yhden järjestelmän tietoja kun ei aina voi tarkastella muissa järjestelmissä.
Useasti toiminnanohjausjärjestelmä on se, joka korostaa integraation tarpeellisuutta - tiedon siirtyminen ajantasaisena ERPistä laskutusjärjestelmään on liiketoiminnalle hyvin kriittistä. Myös asiakassuhteiden ylläpitoon ja niiden parantamiseen järjestelmäintegraatiolla on valtavasti merkitystä: CRM:n tulee olla integroitu muihin järjestelmiin, jotta siitä todella on hyötyä.
Voi myös olla, että toiveissa on vain yksi järjestelmä, joka sisältää kaikki liiketoiminnan pyörittämiseen tarvittavat ominaisuudet. Tällöin haluttu järjestelmä räätälöidään organisaation toiveita vastaavaksi, sillä yleensä valmista ratkaisua ei suoraan ole markkinoilla saatavilla.
Integraatio tuo hyötyä koko liiketoiminnalle - älykäs integraatio on muutakin kuin tiedonsiirtoa
Monesti integraatiota ajatellaan pelkästään vain tiedonsiirtona paikasta X paikkaan Y, mutta älykkäässä integraatiossa kyse on muustakin – kun pirstaloitunut tieto kerätään yhteen paikkaan, tehostaa se samalla koko liiketoimintaa ja tuo mukanaan kilpailuetua koko liiketoiminnalle monien hyötyjen kera.
Yhtenä integraation suurimpana etuna on manuaalisen työn väheneminen automaation ansiosta – ei enää esimerkiksi tiedostojen siirtelyä, sähköpostien lähettelyä tai ylimääräisiä varmisteluja järjestelmien toimivuudesta. Käyttäjät pääsevät tarvittaviin tietoihin käsiksi itsenäisesti, yleensä ajasta ja paikasta riippumatta.
Kerran järjestelmään syötetty tieto myös integroituu muihin tarvittaviin järjestelmiin, jolloin tietoa ei tarvitse syöttää käsin useaan eri paikkaan. Automatisoimalla aikaa vieviä työtehtäviä henkilöstöresurssit voidaan siirtää liiketoiminnalle tärkeisiin toimintoihin ja säästää siten myös henkilöstökuluissa, kun tarvetta lisätyövoiman palkkaamiselle ei synny.
Integraatio tuo mukanaan monia hyötyjä, kuten:
- Toiminnan tehostuminen
- Manuaalisen työn väheneminen automatisoinnin ansiosta
- Kustannussäästöt
- Tietovirheiden väheneminen
- Lisäarvotietoa jälkien ja grafiikan avulla
- Yhteistyön tehostuminen sidosryhmien kanssa
- Tietojärjestelmäarkkitehtuurin yksinkertaistuminen
- Palvelutehokkuuden paraneminen
Miten alkuun integraatiossa?
Ensimmäisenä jo pelkästään integraatiota suunniteltaessa on määriteltävä liiketoiminnan kipupisteet ja tavoitetilat. Jos lähtökohtana integraation toteuttamiselle on vain halu saada tieto siirtymään järjestelmästä A järjestelmään B ilman sen kummempaa perehtymistä liiketoimintaan, on hyvin todennäköistä, että jossakin kohtaa integraatio menee pieleen.
Jos haluat lukea tarkemmin integraatiossa alkuunpääsemisestä sekä integraatiohankkeisiin liittyvistä riskeistä, lataathan maksuttoman oppaamme sujuvaan tietojärjestelmäintegraatioon, josta saat kattavammin lisätietoa aiheesta!
